KUNCI SUKSES PENILAIAN ARSIP

Oleh Rusidi, S.IP, M.M.

Menentukan atau menilai arsip boleh musnah atau tidak, dan sudah waktunya musnah atau belum, bukan pekerjaan yang mudah. Sebaliknya merupakan pekerjaan yang sulit dan penuh resiko. Penilaian arsip adalah pekerjaan yang sulit karena untuk menentukan suatu arsip boleh musnah atau tidak membutuhkan berbagai pengetahuan maupun pemahaman seperti latar belakang arsip tercipta, maksud dan tujuan arsip diciptakan, kegunaan arsip bagi pencipta, kegunaan arsip bagi pihak lain diluar pencipta, ada atau tidak keistimewan arsip, potensi arsip dibutuhkan kembali bagi pengguna yang berhak seperti lembaga pengawas dan lembaga hukum, dan lain sebagainya.

Penilaian arsip pekerjaan yang penuh resiko karena apapun hasil penilaian akan berakibat dua hal yaitu satu, apabila yang dinilai musnah ternyata arsip permanen maka akan mengakibatkan hilangnya arsip yang mengandung nilai guna kesejarahan yang tidak dapat tergantikan dengan bukti apapun. Sebaliknya, apabila yang dipermanenkan ternyata arsip yang sebenarnya musnah karena tidak mengandung nilai guna kebuktian, informasional, maupun instrinsik maka akan terjadi inefisiensi atau pemborosan sumber daya kearsipan seperti tempat, peralatan, biaya, dan tenaga.

Pekerjaan yang sulit dan penuh resiko tersebut perlu diantisipasi agar tidak merugikan organisasi. Ada beberapa cara yang dapat diupayakan oleh organisasi untuk menghindari terjadinya kesalahan dalam penilaian arsip yang dapat merugikan bukan saja bagi organisasi pemilik arsip tetapi juga bagi pihak lain. Strategi untuk mengatasi masalah tersebut terdiri dari 3 (tiga) cara yang disebut dengan 3 (tiga) kunci sukses penilaian arsip yang terdiri dari :

1. Tim Penilai Arsip yang solid

Dalam membentuk tim penilai arsip hendaknya tidak sembarangan, tidak asal membentuk tetapi harus dipilih personil yang berkompeten, yaitu memiliki kemampuan melaksanakan tugas dengan baik dan sanggup untuk melaksanakan penilaian dengan penuh tanggung jawab. Beberapa pertimbangan dalam pembentukan tim penilaian arsip agar diperoleh tim yang solid antara lain :

1. Pembentukan tim hendaknya selengkap mungkin yang disesuaikan denga asal usul dan permasalahan arsip yang akan dinilai.
2. Personil yang ditunjuk hendaknya yang sanggup bekerja sama melaksanakan pekerjaan dengan penuh tanggung jawab.
3. Menguasai seluk beluk fungsi unit kerjanya dan ketentuan-ketentuan yang mengatur kegiatan yang dilakukan yang menghasilkan arsip yang akan dinilai.

2. Daftar arsip yang berkualitas

Penilaian arsip yang akan dilakukan pemusnahan pada umumnya dilakukan melalui daftar arsip usul. Oleh karena itu, kualitas daftar arsip yang dibuat sangat mempengaruhi kualitas dalam penilaian. Daftar arsip yang berkualitas yaitu daftar arsip yang jelas dan lengkap informasinya sesuai fakta yaitu yang mencerminkan isi dan kondisi arsip yang sesungguhnya. Daftar arsip yang berkualitas tidak menimbulkan pertanyaan lagi bagi pembaca/pengguna sudah dapat membayangkan arsip yang bersangkutan.

3. Arsip yang siap saji.

Dalam penilaian atau penentuan suatu arsip boleh musnah atau tidak, tidak cukup hanya berdasarkan informasinya tetapi bentuk fisik arsip juga menjadi bahan pertimbangan dalam penentuan nasib akhir arsip karena dalam arsip terdapat nilai intrinsik yaitu nilai keunikan arsip. Oleh karena itu, dalam penilaian arsip tidak dapat terlepas dari uji petik atau verifikasi, yaitu tim melihat langsung fisik arsipnya apabila dalam menganalisis informasi arsip melalui daftar arsip ada keragu-raguan. Maka arsip yang dinilai harus siap saji maksudnya harus cepat dapat ditemukan kembali sewaktu-waktu dibutuhkan oleh tim penilai untuk diverifikasi sehingga proses penilaian berjalan efektif dan efisiensi.

 Apabila ketiga hal ini terpenuhi maka penilaian arsip akan terlaksana dengan mudah dan resiko kesalahan dalam penilaian akan dapat diminimalisir sehingga terwujud hasil penilaian arsip yang berkualitas, yaitu tidak memusnahkan arsip yang permanen dan tidak mempermanenkan arsip yang musnah. Semoga bermanfaat.