Oleh Rusidi, S.IP, M.M.
Setiap organisasi pasti memiliki unit pengolah yaitu unit kerja dalam lingkungan organisasi yang menjalankan fungsi organisasi. Jumlah unit pengolah tergantung besar kecilnya organisasi. Semakin banyak fungsi organisasi akan semakin banyak jumlah unit pengolah karena semakin banyak fungsi yang harus dibagi ke unit-unit kerja.
Ketika urusan pertanian digabung dengan urusan peternakan yang selanjutnya diampu oleh satu dinas yang bernama Dinas Pertanian dan Peternakan, institusi tersebut dapat dipastikan memiliki unit pengolah yang lebih banyak karena harus menjalankan fungsi pertanian dan fungsi peternakan. Akan berbeda halnya apabila fungsi tersebut diampu oleh 2 (dua) intitusi, Dinas Pertanian berdiri sendiri dan Dinas Peternakan juga berdiri sendiri maka masing-masing akan memiliki jumlah unit pengolah yang lebih sedikit karena hanya menjalankan satu urusan. Jumlah atau banyak sedikitnya unit pengolah tercermim dalam struktur organisasi.
Unit pengolah adalah unit kerja dalam organisasi yang menjalankan sebagian fungsi organisasi. Fungsi organisasi akan dibagi habis ke unit-unit pengolah yang ada sehingga tidak akan terjadi tumpah tindih fungsi. Selanjutnya masing–masing unit pengolah akan menjalankan fungsinya yang dijabarkan dalam bentuk program dan kegiatan-kegiatan yang dituangkan dalam Dokumen Pelaksanan Anggaran (DPA) maupun Rencana Kegiatan dan Anggaran (RKA).
Setiap kali unit pengolah melaksanakan kegiatan pasti akan tercipta arsip sebagai akibat dilakukannya ketentuan administrasi yang mengatur pelaksanaan kegiatan yang bersangkutan. Sebagai contoh Dinas Pertanian memiliki fungsi pembinaan terhadap para petani. Fungsi tersebut selanjutnya diampu oleh salah satu bidang/unit pengolah yang dibentuk yaitu Bidang Pembinaan. Ketentuan dalam pelaksanaan kegiatan pembinaan sebagai berikut; pembinaan dilaksanakan oleh Tim Pembina, pembinaan dilaksanakan di Pos Pertanian Kelompok Tani, peserta pembinaan perwakilan dari kelompok–kelompok tani sebanyak 50 orang, para peserta diberi seminar kit dan sertifikat, setelah pembinaan dilakukan kunjungan keluar daerah, dan lain sebagainya.
Berdasarkan berbagai ketentuan tersebut maka dalam pelaksanaan kegiatan pembinaan pertanian arsip akan tercipta arsip yang berupa Surat Keputusan Pembentukan Tim Pembina, permintaan peserta, surat ijin kunjungan, daftar penerima setifikat, daftar penerimaan seminar kit, dokumen pengadaan seminar kit, permohonan pinjam gedung untuk pelaksanaan acara pembinaan, dan lain-lain.
Oleh karena arsip diciptakan oleh unit pengolah sebagai akibat dilaksanakannya kegiatan maka yang memiliki kewajiban dan tanggung jawab mengelola arsip dinamis aktif adalah unit pengolah sebagai unit yang mengetahui seluk beluk arsip tersebut tercipta, sekaligus yang akan menggunakan arsip tersebut. Kewajiban dan tanggung jawab unit pengolah terhadap arsip yang diciptakanya meliputi ;
- Menjaga keautentikan arsip yang diciptakan,
- Menyediakan arsip untuk kepentingan internal maupun eksternal,
- Memberkaskan arsip,
- Menyimpan arsip,
- Mengelola arsip vital
- Melakukan alih media arsip,
- Menyeleksi arsip yang sudah memasuki masa inaktif,
- Memindahkan arsip inaktif ke unit kearsipan.
Pekerjaan kearsipan di unit pengolah menjadi kunci keberhasilan penyelenggaraan kearsipan dalam suatu lembaga. Apabila pengelolaan arsip aktif di unit pengolah baik pengelolaan seterusnya akan baik tetapi sebaliknya ketika arsip aktif di unit pengolah tidak dikelola sesuai ketentuan maka tahapan berikutnya pasti tidak akan karuan-karuan, seperti pemindahan arsip dalam kondisi tidak teratur/tidak tertata, arsip sulit ditemukan bahkan hilang atau tidak terselamatkan sehingga lembaga kehilangan bukti kepemilikan, keberadaan atau bukti kesejarahan.
Oleh karena itu, pengelolaan arsip diunit pengolah tidak boleh disepelekan karena menjadi penentu keberhasilan penyelenggaran kearsipan. Maka unit pengolah harus memiliki sumber daya kearsipan yang memadai karena kalau tidak, kearsipan yang baik sulit terwujudkan.
Leave a Reply