UNIT KEARSIPAN DAN ARSIP INAKTIF

Oleh Rusidi, S.IP, M.M.

Berdasarkan fungsinya arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis terdiri dari arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif maupun arsip dinamis inaktif memiliki fungsi yang sangat strategis bagi organisasi yaitu sebagai bahan perencanaan program kegiatan, pelaksanaan kegiatan, pengawasan kegiatan, evaluasi kegiatan, dan bahan pengambilan keputusan. Melihat fungsi arsip dinamis tersebut maka dapat dipastikan ketika arsip diperlukan tetapi tidak dapat ditemukan atau disajikan maka akan menghambat pelaksanaan program kegiatan dalam pencapaian tujuan organisasi. Bahkan bukan sekedar menghambat tetapi bisa merugikan organisasi bahkan mengancam keberadaan dan keberlangsungan hidup organisasi, misalnya ketika organisasi sedang menjalankan proyek pembangunan gedung sekolah tiba-tiba ada kerusakan di sebagian bangunan dan dalam rangka perbaikan kemudian membutuhkan arsip gambar kontruksi bangunan tetapi arsipnya tidak ditemukan. Maka akan menimbulkan permasalahan, minimal perbaikan sebagian gedung yang mengalami kerusakan akan terhambat. Terhambatnya perbaikan tersebut akan berdampak pada mundurnya penyelesaian pekerjaan proyek yang akan merembet ke anggaran, kebutuhan tenaga, dan lain sebagainya.

Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. Secara umum unit kearsipan adalah Sekretariat atau Bagian Tata Usaha pada organisasi karena unit tersebut memiliki fungsi dan menjalankan kegiatan keadministrasian/kesekretariatan/ketata-usahaan seperti penerimaan dan pengendalian surat masuk dan surat keluar, pendistribusian surat, dan penemuan kembali informasi surat dan pemberian layanan arsip yang dalam ilmu kearsipan, pekerjaan-pekerjaan dimaksud merupakan sebagian dari pekerjaan kearsipan, selain itu juga mengelola arsip inaktif.

Arsip inaktif yaitu arsip yang sudah jarang digunakan oleh unit pengolah maka arsip tersebut harus dikeluarkan dari tempat penyimpanan di unit pengolah untuk dipindahkan ke unit kearsipan agar tidak bercampur dengan arsip aktif yang masih terus-menerus digunakan. Tujuan dari pemisahan arsip aktif dengan arsip inaktif selain terkait dengan penggunaan arsip aktif juga keselamatan arsip inaktif. Beberapa kewajiban unit kearsipan terhadap arsip inaktif antara lain :

1. Menata berdasarkan unit pengolah masing-masing
2. Menyimpan pada sarana yang seharusnya dalam ruangan penyimpanan yang mmepu menjamin keamanan dan keselamatan arsip inaktif
3. Melayankan penggunaan arsip inaktif baik untuk kepentingan internal maupun eksternal
4. Melakukan alih media arsip terhadap arsip-arsip yang seharusnya dialih media tetapi oleh unit pengolah belum dialih media
5. Mengolah arsip menjadi informasi dalam bentuk daftar arsip tematik
6. Melakukan penyeleksian arsip inaktif yang memiliki retensi 10 (sepuluh) tahun atau lebih
7. Memindahkan arsip inaktif yang memiliki retensi minimal 10 (sepuluh) tahun atau lebih ke lembaga kearsipan
8. Melakukan penilaian arsip inaktif yang telah habis retensi inaktif untuk menentukan arsip musnah dan arsip permanen
9. Melakukan pemusnahan arsip berdasarkan hasil penilaian
10. Melakukan penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan

Berdasarkan uraian ketugasan tersebut di atas maka unit kearsipan memiliki tanggung jawab yang besar terhadap keselamatan dan kelestarian arsip. Oleh karena itu untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip, beberapa hal yang harus di lakukan unit kearsipan antara lain:

1. Membangun records center yaitu ruang simpan arsip inaktif sesuai dengan ketentuan sehingga mampu menjamin keamanan dan keselamatan arsip inaktif
2. Meningkatkan kemampuan sumber daya manusia sehingga mampu melakukan penilaian arsip dalam rangka pemusnahan maupun penyerahan arsip statis
3. Menyediakan peralatan kearsipan sesuai kebutuhan untuk menyimpan arsip inaktif sesuai dengan media rekam yang digunakan

Terpenuhinya kebutuhan tempat, peralatan dan sumber daya manusia, unit kearsipan akan mampu menjalankan fungsinya sebagai pengelola arsip inaktif dengan baik. Tetapi sebaliknya apabila kebutuhan tersebut tidak terpenuhi bukan tidak mungkin akan tercipta arsip tidak teratur yang sulit ditemukan pada saat diperlukan bahkan arsip akan terancam keselamatannya.