TIPS MEWUJUDKAN PENILAIAN ARSIP YANG BERKUALITAS

Oleh Rusidi, S.IP, M.M.

1. PENDAHULUAN

Salah satu kegiatan penting dalam pengelolaan arsip adalah penilaian arsip. Penilaian arsip adalah tindakan menganalisis arsip baik dari segi informasinya maupun ciri-ciri fisik arsipnya. Ada dua tujuan dari kegiatan penilaian arsip yaitu penilaian arsip dalam rangka penyusunan jadwal retensi arsip dan penilaian dalam rangka penyusutan arsip.

Penilaian arsip dalam rangka penyusunan JRA yaitu kegiatan menganalis informasi arsip untuk menentukan masa simpan atau jangka waktu simpan suatu arsip dan untuk menentukan nasib akhir arsip yaitu musnah atau permanen. Misalnya arsip laporan kegiatan, berapa tahun arsip tersebut harus disimpan sebagai arsip aktif maupun sebagai arsip inaktif. Kemudian setelah masa simpan habis, arsip tersebut dimusnahkan atau dipermanenkan. Sedangkan Penilaian arsip dalam rangka penyusutan adalah tindakan menganalis isi informasi arsip maupun ciri-ciri fisik arsip setelah jangka simpan arsip berakhir atau telah habis dengan tujuan untuk:

1. Memastikan apakah arsip tersebut sudah waktunya dipindahkan di record center/pusat arsip inaktif atau belum
2. Memastikan apakah arsip tersebut benar-benar sudah boleh dimusnahkan atau belum,
3. Memastikan apakah termasuk arsip statis atau bukan dan sudah waktunya untuk diserahkan atau belum. Dalam hal ini yang akan kita bahas adalah penilaian arsip dalam rangka pemusnahan.

2. PENILAIAN ARSIP DALAM RANGKA PEMUSNAHAN

Dalam kegiatan pemusnahan arsip, pertanyaan yang sering terlontar adalah mengapa harus dilakukan penilaian, kan sudah ada JRA yang didalamnya juga sudah ada keterangan arsip musnah dan arsip permanen. Kalau harus dilakukan penilaian lagi, lalu apa fungsi JRA?

Penilaian arsip dalam rangka pemusnahan wajib dilakukan karena JRA bukan alat/instrumen untuk mengekskusi/memvonis boleh tidaknya arsip dimusnahkan. Jadwal retensi arsip hanya sarana untuk membatasi berapa tahun arsip harus disimpan diunit pengolah maupun di Unit Kearsipan. Setelah masa simpan berakhir, tidak secara otomatis nasib akhir arsip yang tertulis dikolom keterangan berlaku karena selama arsip masih berstatus sebagai arsip dinamis maka nilai kegunaannya juga masih dinamis, masih berubah-ubah sesuai kebutuhan pencipta maupun kondisi lingkungan pada saat itu.

Oleh karena itu keterangan nasib akhir musnah maupun permanen dalam JRA bukan harga mati, melainkan hanya hasil analisa berdasarkan informasi arsip secara umum dan dalam kondisi yang ideal. Maka JRA tidak dapat dengan serta merta dijadikan dasar untuk memusnakan arsip meskipun di keterangan menyatakan musnah.

Penilai terhadap arsip yang akan disusulkan musnah harus dilakukan untuk memastikan bahwa arsip yang akan dimusnahkan benar-benar telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan yaitu:

1. Sudah tidak memiliki nilai kegunaan apapun sehingga sudah tidak digunakan lagi baik oleh pencipta untuk bahan oprasional kegiatan maupun untuk pihak lain diluar instansi pencipta seperti peneliti, sejarahwan, dll untuk bahan penelitian, penelusuran, dan lain sebagainya.
2. Tidak ada peraturan perundangan yang melarang, maksudnya saat penilaian arsip dilakukan, tidak ada peraturan perundangan yang melarang atau menghalang-halangi untuk arsip tersebut dimusnahkan
3. Tidak berkaitan dengan proses penyelesaian suatu perkara maksudnya bahwa arsip yang akan dimusnahkan dan sedang dinilai tidak terkait dengan perkara yang sedang terjadi/sedang diproses baik perkara tersebut terjadi dilingkungan pencipta maupun diluar lingkungan pencipta
4. Tidak berpotensi dibutuhkan lagi. Hal ini merupakan pertimbangan tambahan berdasarkan pengalaman penilai. Karena menilai arsip tidak dapat hanya berdasarkan ketentuan perundangan yang berlaku, tetapi juga naluri, kata hati, prediksi yang akan terjadi dimasa depan.

Guna memastikan persyaratan-persyaratan tersebut maka dalam melaksanakan penilaian, tim penilai hendaknya berpedoman pada beberapa peraturan dan mempertimbangan beberapa hal sebagai berikut:

1. Peraturan yang mengatur tentang tugas dan fungsi instansi pencipta
2. Peraturan tentang Jadwal Retensi Arsip
3. Peraturan tentang Nilai Guna Arsip yaitu Surat Edaran Kepala ANRI Nomor 2 Tahun 1983,
4. Peraturan Kepala ANRI Nomor 19 thaun 2011 tentang Nilai Guna Arsip Skunder
5. Peraturan atau ketentuan-ketentuan yang mengikat kegiatan yang dilaksanakan / bersangkutan
6. Peraturan perundang-undangan tentang kearsipan
7. Pengalaman atau kasus yang pernah atau sedang terjadi
8. Potensi atau prediksi arsip dibutuhkan kembali dimasa yang akan datang

3. HAMBATAN DALAM PENILAIAN ARSIP

Penilaian arsip merupakan pekerjaan intelektual yang beresiko tinggi sehingga diperlukan persiapan yang matang untuk meminimalisir terjadinya kesalahan. Hambatan yang dihadapi dan sering terjadi dalam pelaksanaan penilaian harus diantisipasi, antara lain:

1. Personil yang duduk dalam Tim Penilai bukan orang yang berkompeten atau tidak memiliki kompetensi yang memadai
2. Keterbatan jumlah personil Tim penilai
3. Daftar arsip yang dinilai tidak/kurang berkualitas
4. Keterbatasan waktu pembahasan
5. Keterbatasan biaya sidang/pembahasan
6. Ketidak kompakan Tim penilai dalam kehadiran ketika pembahasan maupun keseriusan dalam melakukan analisa

4. PENILAIAN ARSIP MUSNAH YANG BERKUALITAS

Menentukan arsip boleh musnah atau tidak bukan pekerjaan yang mudah. Pembentukan Tim saja tidak cukup untuk mewujudkan/menghasilkan penilaian yang berkualitas yaitu Tidak memusnahkan arsip yang belum waktunya, dan tidak memusnahkan arsip yang permanen serta tidak mempermanenkan arsip yang musnah.

Beberapa upaya atau tips agar penilaian arsip berkualitas yaitu:

1. Panitia penilai arsip yang solid dan kompeten (kompak, dan berkemampuan), yaitu:
2. Masing-masing anggota tim penilai melaksanakan penilaian dengan penuh tanggungjawab sesuai jabatan, kewenangan dan kemampuan yang semestinya dimiliki serta kompak
3. Memahami tugas dan fungsi unit kerjanya/organisasi
4. Memahami ketentuan-ketentuan administrasi dan regulasi yang terkait dengan kegiatan yang dilakukan
5. Memahami kegunaan arsip bagi unit kerja dan resiko-resiko yang timbul akibat ketiadaan arsip
6. Memahami regulasi kearsipan seperti jadwal retensi arsip, nilai guna arsip dan lain-lain
7.  Jujur dan obyektif dll
8. Daftar arsip harus lengkap dan jelas yaitu mencerminkan fisik dan isi informasi arsip yang sesungguhnya
9. Uji petik arsip wajib dilakukan apabila ada keraguan terhadap uraian dan identitas arsip yang ada dalam daftar arsip yang dinilai

5. PENUTUP

Penilaian arsip yang akan dimusnahkan wajib dilakukan agar tidak terjadi salah musnah karena akan merugikan banyak pihak. Penilaian harus dilakukan oleh tim yang berkompeten/profesional karena arsip sebagai rekaman infomasi dan bukti kegiatan memiliki berbagai kegunaan sehingga membutuhkan analisa dan pertimbangan yang matang untuk menghindari salah musnah dan meminimalisir kerugian. Dengan demikian ada jaminan bahwa arsip yang dimusnahkan benar-benar arsip yang telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan, arsip yang disimpan di pencipta hanya arsip yang masih digunakan untuk oprasional kegiatan, dan arsip pertanggungjawaban nasional (permanen) dapat diselamatkan dan dilestarikan sebagai khasanah rekaman informasi/memori organisasi.