STRATEGI MENGOLAH INFORMASI ARSIP MENJADI BAHAN LAYANAN PUBLIK

Oleh Rusidi, S.IP, M.M.

1. PENDAHULUAN

Beberapa alasan penulis tertarik membuat tulisan terkait pengolahan arsip atau informasi sebagai bahan layanan publik, yaitu; pertama,karena mengolah informasi arsip menjadi kewajiban setiap pencipta arsip yang berdampak pada nilai pengawasan kearsipan, kedua, apabila pengolahan arsip tidak dilaksanakan akan merugikan pencipta sendiri yaitu datangnya gugatan dari pengguna/publik, ketiga apabila pengolahan arsip tidak dilakukan akan merugikan warga negara yang membutuhkan infomasi, dan keempat, apabila pengolahan informasi tidak dilakukan akan menyulitkan dalam penilaian arsip pada saat akan dilakukan penyusutan, kelima, pengolahan informasi akan menjadi pintu masuk akuisisi/penyelamatan arsip/informasi karena dari kegiatan tersebut akan diketahui berkas arsip yang seharusnya ada namun belum diserahkan ke Unit Kearsipan.

 Oleh karenanya masalah pengolahan informasi arsip yang melahirkan daftar arsip/informasi tematik sebagai bahan penyediaan informasi publik merupakan hal yang sangat penting untuk dipahami bersama baik oleh arsiparis atau petugas pengelola arsip bahkan oleh para pejabat struktural dalam semua tingkatan karena output dari pekerjaan ini tidak hanya bermanfaat bagi intern tetapi juga publik. Publik memiliki hak untuk mengetahui dan memperoleh informasi.

Dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 Amandemen yang ke 2 (dua) Pasal 28 huruf F dinyatakan bahwa: “Setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, menyimpan, mengolah, dan menyampaikan informasi dengan menggunakan segala jenis saluran yang tersedia”. Salah satu sumber informasi tersebut adalah arsip, sebagaimana dimaksud dalam Undang – Undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 pasal 1 angka 2, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Berdasarkan definisi arsip tersebut dapat dimaknai bahwa arsip merupakan informasi yang terekam, bukti kegiatan, sebagai akibat dari dilaksanakannya fungsi organisasi. Terciptanya arsip karena adanya ketentuan – ketentuan administrasi yang harus dipatuhi dan dilaksanakan oleh organisasi dalam menjalankan fungsinya. Dengan demikian, pada awalnya arsip tercipta karena kebutuhan dan untuk kepentingan organisasi yang bersangkutan.

Setiap organisasi memiliki fungsi yang dibagi habis ke unit-unit kerja secara proposional sesuai kaidah dan peraturan kelembagaan yang berlaku. Masing – masing unit kerja akan mengimplementasikan fungsinya dalam bentuk kegiatan-kegiatan guna mencapai tujuan bersama dan tujuan yang sama yaitu tujuan organisasi. Dengan demikian akan terjadi:

1. Arsip tentang satu tema atau arsip tentang urusan yang sama dapat tercipta di unit – unit kerja yang berbeda-beda dalam satu organisasi, dengan isi informasi yang berbeda-beda pula sesuai dengan fungsi masing-masing unit.
2. Satu tema arsip/informasi berada dalam satu unit kerja tetapi karena tuntutan sistem pemberkasan sehingga informasinya tersebar dalam beberapa berkas.
3. Satu masalah arsip yang sama atau yang saling terkait dapat tercipta dibeberapa tahun dan di satu unit kerja, atau di banyak unit kerja.

Oleh karena itulah diperlukan program kegiatan pengolahan arsip/informasi guna menyatukan arsip/informasi-informasi yang tersebar di Unit-Unit Pengolah maupun di berkas-berkas yang berbeda maupun di tahun-tahun yang berbeda sehingga terkumpul menjadi satu kesatuan tema informasi yang lengkap dan utuh yang mampu mencerminkan fungsi lembaga secara menyeluruh yang selanjutnya diikat dalam ikatan yang bernama Daftar Arsip/Informasi Tematik.

• DAFTAR ARSIP (INFORMASI) TEMATIK

Arsip pada hakekatnya informasi yang terekam. Informasi yaitu sekumpulan data atau fakta yang telah diolah sehingga menjadi sesuatu yang dapat digunakan dan memberikan manfaat bagi pengguna baik pengguna internal maupun publik atau penerima informasi tersebut. Dengan demikian semakin lengkap data yang diolah maka akan semakin utuh, berbobot atau berkualitas informasinya.

Arsip sebagai informasi, dalam kearsipan dikenal beberapa istilah yaitu; Satu, item yaitu bagian terkecil yang tidak dapat dibagi lagi seperti naskah atau surat, laporan meskipun terdiri dari ratusan bahkan ribuan lembar disebut satu item, notulen, surat keputusan, dan lain-lain yang sejenis. Dua, berkas yaitu kumpulan dari file-file yang tercipta di Unit-Unit Pengolah dan mencerminkan fungsi Unit Pengolah yang bersangkutan misalnya berkas tentang pembebasan tanah untuk proyek pembangunan jalan propinsi, berkas usulan anggaran pembangunan jalan propinsi, berkas gambar konstruksi pembangunan jalan propinsi, berkas pemeriksaan pelaksanaan kegiatan pembangunan jalan, berkas lelang pekerjaan pembangunan jalan, berkas laporan pembanguna jalan propinsi, berkas peraturan-peraturan tentang pembangunan jalan propinsi, dan lain sebagainya.

Informasi yang terekam dalam berkas-berkas yang tercipta di unit – Unit Pengolah tersebut merupakan bagian atau potongan-potong informasi yang harus disatukan atau diikat sehingga menjadi satu kesatuan informasi yang lengkap dan utuh yang mencerminkan fungsi organisasi. Begitu pula untuk berkas-berkas yang sama atau saling terkait yang masih bertebaran di unit-unit kerja yang berbeda, diberkas-berkas yang berbeda, maupun di daftar arsip yang berbeda karena perbedaan tahun penciptaan juga perlu dijaring, dikumpulkan, dan disatukan informasinya.

Penggabungan, pengumpulan, penyatuan informasi-informasi yang diciptakan/dilahirkan oleh Unit-Unit Pengolah sebagai rekaman bukti pelaksanaan kegiatan yang telah dilakukan, maupun menggabungan berkas-berkas yang sama atau saling terkait yang karena ketentuan pemberkasan sehingga berkasnya tidak menyatu atau menggabungan informasi yang sama atau yang terkait dari tahun ke tahun yang sudah dikelola oleh Unit Kearsipan disebut kegiatan mengolah arsip atau informasi menjadi informasi tematik. Kegiatan pengolahan dimaksud dalam rangka menyediakan bahan informasi publik maupun untuk kepentingan pencipta arsip sendiri.

Hasil olah informasi arsip berupa daftar yang dikenal dengan nama Daftar Arsip Tematik atau Daftar Inforamasi Tematik,yaitu suatu daftar yang sekurang-kurangnya memuat judul, pencipta arsip, uraian hasil pengolahan, dan kurun waktu. Disebut Daftar Arsip Tematik karena arsip diolah berdasarkan tema tertentu guna menyatukan informasi yang sebelumnya tersebar di unit – Unit Pengolah atau dibeberapa berkas maupun dibeberapa tahun yang berbeda agar memudahkan dalam penggunaan dan penemuan kembali arsip sehingga layanan maupun penggunaan arsip dapat lebih maksimal. Beberapa contoh daftar arsip/informasi tematik sebagai berikut :

• KEWAJIBAN PEMBUATAN DAFTAR ARSIP TEMATIK/DAFTAR INFORAMASI TEMATIK.

Mengolah informasi arsip yang hasilnya berupa Daftar Arsip Tematik (DAT) atau Daftar Inforamasi Tematik (DIT) merupakan kewajiban setiap lembaga pencipta arsip untuk menyediakan bahan layanan untuk kepentingan intern organisasi pencipta maupun publik.

Pengolahan informasi arsip dimaksud juga sebagai tindak lanjut dari amanat Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 Amandemen yang ke 2 (dua) Pasal 28 huruf F menyatakan bahwa: “Setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, menyimpan, mengolah, dan menyampaikan informasi dengan menggunakan segala jenis saluran yang tersedia”, maupun Undang-Undang nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik yang menyatakan:

1. Badan publik wajib menyediakan, memberikan dan/atau menerbitkan informasi publik yang berada dibawah kewenangannya kepada pemohon informasi publik, selain informasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan (pasal 7 ayat 1)
2. Badan publik wajib menyediakan informasi publik yang akurat, benar, dan tidak menyesatkan (pasal 7 ayat 2)
3. Setiap pemohon informasi publik berhak mengajukan gugatan ke pengadilan apabila dalam memperoleh informasi publik mendapat hambatan atau kegagalan sesuai dengan ketentuan undang-undang ini (pasal 4 ayat 4)
4. Setiap orang berhak memperoleh informasi publik sesuai dengan ketentuan undang-undang (pasal 4 ayat 1)
5. Setiap pemohon informasi publik berhak mengajukan gugatan ke pengadilan apabila dalam memperoleh informasi publik mendapat hambatan atau kegagalan sesuai dengan undang-undang ini (pasal 4 ayat 4)

Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan juga mengamanatkan setiap pencipta arsip untuk melakukan pengolahan arsip menjadi informasi sebagai dinyatakan dalam:

1. Pasal 17 Ayat (1) huruf b yaitu Unit Kearsipan pada pencipta arsip memiliki fungsi melakukan pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi.
2. Pasal 42 ayat (1) dinyatakan bahwa Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yg berhak.

Kemudian dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan juga mengamanatkan sebagai berikut:

1. Pasal 37 ayat (1) dinyatakan; Arsip dinamis dapat digunakan untuk kepentingan pemerintah dan masyarakat
2. Pasal 37 ayat (4) dinyatakan Pimpinan Unit Kearsipan bertanggungjawab terhadap ketersediaan, pengolahan, penyajian, arsip inaktif untuk kepentingan publik dan kepentingan penggunaan internal

Kewajiban mengolah arsip menjadi informasi publik berdasarkan Peraturan Kepala ANRI Nomor 26 Tahun 2011 tentang Tata Cara Penyediaan Arsip Dinamis Sebagai Informasi Publik bertujuan untuk:

1. Memenuhi hak-hak publik untuk memperoleh informasi,
2. Menyediakan arsip dinamis sebagai Informasi Publik secara mudah, cepat, akuntabel dan transparan, dan
3. Menjadi ukuran kinerja pemberian pelayanan Informasi Publik sehingga setiap badan publik dapat mengukur kinerja masing-masing, untuk mencapai perbaikan layanan secara berkesinambungan.

Begitu besar manfaatnya hasil olah informasi bagi kepentingan intern pencipta arsip maupun publik maka pemerintah menjadikan kegiatan ini sebagai salah satu menu dalam penilaian atau pengawasan kearsipan dengan point pertanyaan di kegiatan penataan arsip inaktif (2.2) : “Unit Kearsipan melaksanakan pengolahan informasi arsip yang menghasilkan Daftar Inforamasi Tematik, paling sedikit memuat judul, pencipta arsip, uraian hasil pengolahan, dan kurun waktu” Kegiatan ini dibuktikan dengan Daftar Arsip Tematik.

Pengolah arsip menjadi informasi dilakukan ketika status arsip menjadi inaktif dan kewenangan pengelolaan berada di Unit Kearsipan. Penyusunan daftar ini menjadi salah satu pekerjaan arsiparis di Unit Kearsipan yaitu pengolahan dan penyajian arsip menjadi informasi (kegiatan arsiparis di Unit Kearsipan (2.5). Mengapa demikian? Karena ketika arsip masih aktif, masih sebagai berkas kerja, arsip masih berada di masing-masing Unit Pengolah.

Oleh karenanya keberadaan arsiparis di Unit Kearsipan merupakan hal yang mutlak. Maka dalam pengawasan penyelenggaraan kearsipan, ketersediaan arsiparis sekaligus kompetensi yang dimiliki menjadi salah satu materi yang dinilai.

• TEKNIS MENYUSUNAN DAFTAR ARSIP (INFORMASI) TEMATIK

Daftar Arsip Tematik atau Daftar Inforamasi Tematik disusun oleh arsiparis di Unit Kearsipan. Kegiatan penyusunan Daftar Inforamasi Tematik dimulai setelah Unit Pengolah memindahkan arsip inaktifnya ke Unit Kearsipan. Adapun tahapan penyusunan Daftar Inforamasi Tematik sebagai berikut:

1. Arsiparis mempelajari daftar arsip inaktif-daftar arsip inaktif yang ada di Unit Kearsipan, untuk menentukan tema informasi yang akan dibuat. Sebenarnya tema informasi dapat diketahui dan dibuat sejak awal yaitu melalui data yang ada di Dokumen Perencanaan Anggaran (DPA) maupun RKA (Rencana Kegiatan Anggaran). Karena melalui dokumen tersebut dapat diketahui program atau kegiatan apa saja yang dilakukan oleh lembaga sehingga dapat dipastikan arsip apa saja yang tercipta sekaligus dapat ditentukan Tema Arsip yang perlu dan dapat dibuat.
2. Setelah menemukan tema, selanjutnya mengadakan rapat koordinasi dengan Unit-Unit Pengolah yang terkait. Rapat koordinasi dimaksudkan untuk meminta dukungan program agar kegiatan penyusunan Daftar Arsip Tematik terlaksana dengan lancar
3. Setelah rapat koordinasi dan mendapatkan dukungan dari Unit-Unit Pengolah, selanjutnya memilih berkas arsip yang saling terkait melalui daftar arsip inaktif
4. Setelah memperoleh berkas arsip selanjutnya mencatat dalam form Daftar Arsip/Informasi Tematik

• Setelah selesai merekap berkas arsip ke dalam form DAT/DIT, selanjutnya melakukan evaluasi atau kajian sederhana yaitu meneliti apakah hasil rekapan daftar arsip sudah mencerminkan seluruh proses pelaksanaan kegiatan sesuai dengan tema yang di olah atau belum.
• Apabila berdasarkan hasil kajian ditemukan kekuranagn berkas arsip maka arsiparis penyusun dapat melakukan penelusuran/koordinasi dengan Unit Pengolah yang terkait
• Setelah Daftar Arsip/Informasi Tematik selesai disusun, selanjutnya Unit Kearsipan melaksanan rapat finalisasi dengan mengundang Unit-Unit Pengolah pemilik/pencipta arsip yang terkait dengan tema yang diolah untuk “meminta persetujuan” atas hasil olah informasi.
• Tahap berikutnya adalah pengesahan yaitu penandatanganan Daftar Arsip Tematik oleh Pimpinan Unit Kearsipan diketahui oleh pimpinan lembaga.

• MANFAAT LEBIH PENGOLAHAN ARSIP/INFORMASI TEMATIK

Mengolah arsip/informasi menjadi informasi tematik selain untuk melaksanakan amanat peraturan perundangan undangan, dan untuk menyediakan bahan layanan informasi publik dan kepentingan internal lembaga, juga terdapat beberapa manfaat diantaranya :

1. Lembaga akan terhindar dari tuntutan atau gugatan dari pengguna arsip
2. Pengolahan arsip/informasi akan meningkatkan kualitas dalam layanan arsip dinamis karena yang dilayankan arsip/informasi yang lengkap
3. Pengolahan arsip/informasi akan mempermudah dan meningkatkan kwalitas dalam pelaksanakan penilaian arsip dalam rangka penyusutan karena yang dinilai arsip yang informasinya utuh dan lengkap
4. Pengolahan arsip/informasi akan menjadi pintu masuk akuisisi/penyelamatan arsip/informasi karena dari kegiatan tersebut akan diketahui berkas arsip yang semestinta tercipta tetapi belum diserahkan/dipindahkan ke Unit Kearsipan.
5. Keselamatan dan kelestarian arsip yang bernilai guna kesejarahan akan lebih terjamin

• HAMBATAN DAN SOLUSI DALAM PENGOLAHAN INFORMASI ARSIP

Ada beberapa hambatan yang secara umum dihadapi oleh lembaga dalam hal ini Unit Kearsipan dalam melaksanakan pengolahan informasi arsip menjadi bahan layanan publik maupun untuk kepentingan internal lembaga diantaranya yaitu :

1. Belum dilaksanakannya program penyusutan arsip yang berupa pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan sehingga program pengolahan arsip menjadi informasi tidak dapat dilaksanakan karena tidak ada material atau arsip yang diolah
2. Arsip inaktif sudah dipindahkan dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan tetapi Unit Kearsipan tidak memiliki arsiparis sehingga tidak ada yang melakukan pengolahan arsip menjadi Daftar Arsip Tematik
3. Arsiparis yang dimiliki Unit Kearsipan kurang berkompoten, tidak memiliki kemampuan yang semestinya sehingga tidak dapat melaksanakan ketugasanya secara maksimal
4. Arsip inaktif yang dipindahkan dari Unit-Unit Pengolah bukan arsip-arsip substantif sesuai dengan tugas dan fungsi Unit Pengolah. Arsip yang tidak mencerminkan kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan, melainkan hanya arsip yang berupa surat-surat tembusan, foto copy, atau arsip yang tidak penting atau tidak bernilai lainnya sehingga tidak dapat atau tidak layak diolah menjadi Daftar Arsip Tematik
5. Kurangnya dukungan dari pimpinan maupun lingkungan.

Selama permasalahan yang ada tersebut belum teratasi maka pengolahan arsip menjadi informasi sebagaimana diamanatkan dalam Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik maupun Undang-Undang Kearsipan, dan peraturan perundangan lainnya akan sulit terwujud. Oleh karena itu diperlukan beberapa langkah riil agar kewajiban lembaga pencipta arsip dapat terlaksana dan kebutuhan publik dapat terpenuhi, antara lain :

1. Pengadaan/penempatan arsiparis di Unit Kearsipan, apalagi hal ini juga menjadi materi dalam pengawasan kearsipan
2. Peningkatan kompetensi sumber daya manusia kearsipan melalui pelatihan kearsipan dan sejenisnya
3. Optimalisasi program penyusutan arsip yang berupa pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan
4. Diadakan apresiasi/sosialisasi guna meningkatkan kesadaran terhadap kewajiban kearsipan sehingga tercipta kebersamaan dalam penyelenggaraan kearsipan
5. Membuat regulasi atau melaksanakan peraturan kearsipan yang telah ditetapkan sesuai dengan peran masing-masing.

• PENUTUP

Informasi merupakan kebutuhan pokok dalam organisasi. Terlebih informasi yang terkandung dalam arsip antara lain untuk bahan perencanaan, pengambilan keputusan, penuntun pelaksanaan kegiatan, bahan pengawasan, bahan referensi, maupun untuk keperluan lainnya.

Selain itu untuk mendapatkan informasi juga hak setiap orang atau setiap warga negara yang dilindungi oleh undang-undang sebagaimana diamanatkan dalam Undang – Undang Kearsipan maupun Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik. Bahkan bagi lembaga publik apabila tidak dapat memberikan layanan informasi sebagaimana yang semestinya, harus siap menghadapi gugatan yang diajukan oleh pemohon informasi.

Oleh karenanya mengolah arsip atau informasi sebagai bahan layanan publik maupun untuk kepentingan pencipta arsip sendiri harus dipandang sebagai kebutuhan, bukan karena melaksanakan ketentuan perundangan maupun kewajiban apalagi karena rasa takut terhadap pengawasan kearsipan. Kesadaran seperti ini harus ditanamkan sehingga pekerjaan mengolah informasi arsip yang merupakan pekerjaan intelektual, dan bukan pekerjaan yang mudah, akan terasa ringan karena dilaksanakan dengan rasa senang.