Oleh Rusidi, S.IP, M.M.
LATAR BELAKANG
Meskipun Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 sudah berlaku lebih dari 20 tahun, dan pengawasan kearsipan juga sudah dijalankan sejak tahun 2016. Berbagai sanksi administratif dan ancaman pidana juga sudah ditetapkan. Bahkan sistem kearsipan manual sudah mulai ditinggalkan dengan ditetapkannya Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) namun kenyataannya sampai sekarang masih banyak instansi pemerintah maupun swasta yang memiliki arsip tidak teratur.
Arsip tidak teratur adalah arsip yang informasinya sulit ditemukan kembali pada saat diperlukan karena bercampur dengan barang-barang selain arsip, arsip yang fisiknya tidak tertata dengan benar, informasinya tidak terdaftar, tidak memiliki sarana temu balik, tidak jelas kategori arsipnya apakah arsip aktif, inaktif atau statis, dan tidak jelas siapa penciptanya karena bercampur antara arsip milik unit pengolah yang satu dengan unit pengolah yang lain.
Arsip tidak teratur umumnya berada di gudang, dan disembarang tempat seperti di lorong-lorong dan sudut-sudut kantor, di kanan – kiri bahkan bawah meja kerja, di atas almari, di pojok ruang kerja, dan lain sebagainya sehingga keberadaanya menggangu kenyaman pegawai dalam beraktivitas, merusak keindahan, dan bagi arsipnya sendiri juga tidak aman, rawan rusak, rawan hilang, dan rawan disalahgunakan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab yang merugikan pencipta maupun masyarakat bangsa dan negara.
Oleh karena itu, tidak ada pilihan lain bagi instansi pencipta agar sesegera mungkin untuk menata kembali arsip tidak teratur sehingga dapat difungsikan untuk bahan pelaksanaan kegiatan oprasional instansi, dan terselamatkannya bukti sejarah keberadaan organisasi sebagaimana diamanatkan dalam Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 tahun 2009 pasal 40, setiap pencipta arsip wajib mengelola arsip dinamis yang dimiliki dan wajib menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang dikelolanya.
STRATEGI REKONSTRUKSI ARSIP
Bukan hal yang mudah untuk menjalankan program pengolahan arsip tidak teratur. Selain kegiatan tersebut tidak menarik, dan merasa bukan tugasnya, ada beberapa alasan klasik yang sering diutarakan yaitu tingkat kesibukan, tidak tersedianya sumber daya kearsipan yang diperlukan untuk merekonstruksi arsip tersebut seperti tempat, peralatan, anggaran, maupun tenaga
Arsip tercipta karena pelaksanaan fungsi organisasi yang dilaksanakan oleh unit-unit kerja atau unit – unit pengolah yang terbentuk berdasarkan susunan struktur organisasi. Fungsi organisasi dijabarkan dalam bentuk kegiatan – kegiatan dan setiap pelaksanaan kegiatan pasti tercipta arsip sebagai konskwensi logis dari kegiatan yang dilakukan. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa unit pengolahlah yang menciptakan arsip karena unit pengolah yang menjalankan fungsi organisasi dan pelaksana/pemilik kegiatan.
Dengan demikian yang memiliki kewajiban merekonstruksi arsip adalah unit pengolah karena unit pengolah yang menciptakan arsip sehingga hanya unit pengolah yang bersangkutan yang dapat memberkaskan arsip karena yang mengetahui arsip apa saja yang tercipta saat kegiatan dilakukan, keterkaitan antara item arsip yang satu dengan lainnya, naskah satu dengan lainnya. Karena merekontruksi arsip bukan sekedar menata fisik arsip tetapi juga menata informasi arsip yang mencerminkan bagaimana fungsi organisasi dijalankan.
Dengan demikian rekonstruksi arsip tidak teratur tidak akan berhasil tanpa peran serta dan keteribatan langsung unit-unit pengolah selaku pencipta dan pemilik arsip. Unit kearsipan tidak akan mampu merekontruksi arsip milik unit – unit pengolah karena tidak mengetahui seluk beluk atau sejarah arsip tersebut tercipta, disamping bukan kewajiban/kewenangannya. Oleh karena itu untuk memperoleh hasil maksimal dalam program penataan kembali arsip, ada beberapa strategi yang dapat dilakukan yaitu :
- Penyamaan pemahaman/persepsi
Penyamaan pemahaman tentang pengelolaan arsip tidak teratur dapat dilakukan melalui kegiatan apresisi/workshop/bimtek untuk seluruh pegawai dari unit pengolah maupun unit kearsipan karena semua harus terlibat dalam pelaksanaan pekerjaan tersebut sehingga harus mengetahui teknis pelaksanaannya, dan yang lebih penting adalah menyadari dan memahami bahwa mereka/unit pengolah punya kewajiban sesuai dengan fungsinya masing-masing. Awal yang tidak baik apabila agenda penyamaan persepsi ini tidak diikuti oleh unit pengolah maupun unit kearsipan atau semua pegawai karena dikhawatirkan akan minim dukungan dan tidak ada kebersamaan dalam pelaksanaan sehingga target program penataan kembali arsip tidak tercapai.
- Membangun kebersamaan
Tindaklanjut dari agenda penyamaan persepsi adalah membangun kebersamaan/komitmen dalam pelaksanaan. Membangun kebersamaan dapat dilakukan dengan membentuk tim atau penetapan surat tugas sebagai dasar pelaksanaan kegiatan. Namun demikian apabila kesadaran masing-masing sudah terbangun maka Tim atau surat tugas tidak lagi diperlukan karena pekerjaan kearsipan merupakan tugas otomatis yang melekat pada fungsi unit.
- Motivasi pelaksanaan
Teknis pelaksanaan pekerjaan sudah dipahami bersama, masing-masing pejabat/personal sudah mengetahui kewajibannya, siapa melaksanakan apa. Maka selanjutnya adalah actionatau tindakan yaitu melaksanakan tugas masing – masing. Dalam pelaksanaan tugas ini selain harus terpenuhinya fasilitas dan sarana yang diperlukan juga diperlukan pendampingan untuk memberikan solusi perbaikan apabila ditengah perjalanan pelaksanan pekerjaan terdapat permasalahan. Ketika dalam pekerjaan terdapat kesulitan dan tidak segera teratasi akan menjadi hambatan dan mempengaruhi semangat yang sudah terbangun. Oleh karena itu pendampingan pelaksanaan sangat diperlukan.
- Evaluasi dan pertanggungjawaban hasil pekerjaan
Hasil akhir dari kegiatan rekonstruksi adalah daftar arsip inaktif yang selanjutnya akan digunakan sebagai sarana temu balik untuk memberikan layanan penggunaan. Selain kegunaan tersebut, daftar arsip juga sebagai sarana penyusutan arsip yang bersangkutan yaitu sebagai bahan penilaian arsip untuk menentukan apakah arsip tersebut masih digunakan atau tidak, sudah waktunya dimusnahkan atau belum, dan menjadi arsip yang bernilai statis atau tidak. Oleh karena itu diperlukan evaluasi melalui kegiatan pengawasan oleh pimpinan sehingga dapat terpantau hasil pekerjaan yang dilakukan dan dapat dipertanggungjawabkan.
PENUTUP
Mengolah arsip tidak teratur bukan pekerjaan yang mudah dan sederhana. Selain membutuhkan tenaga, waktu, sarana dan biaya juga membutuhkan pengetahuan dan kemampuan intelegensia yang memadahi karena menata arsip bukan sekedar menata fisik/media arsip, tetapi lebih dari itu yaitu menyusun dan menata informasi sehingga terbentuk informasi yang utuh dan lengkap serta mudah ditemukan pada saat diperlukan.
Terpenuhinya kebutuhan sumber daya kearsipan saja tidak cukup untuk menghasilkan penataan arsip yang berkwalitas tanpa adanya kebersamaan dalam pelaksanaan. Oleh karena itu upaya maksimal harus dilakukan agar semua pihak dalam organisasi memiliki pemahaman dan semangat yang sama dalam berkearsipan. r
Leave a Reply