PENILAIAN DAN VERIFIKASI ARSIP USUL MUSNAH: TUGAS LEMBAGA KEARSIPAN YANG WAJIB DILAKSANAKAN

(Catatan kecil anggota tim verifikator arsip)

Oleh Rusidi, S.IP, M.M.

Ketika perangkat daerah akan melaksanakan pemusnahan arsip, terlebih dahulu harus mendapat persetujuan pejabat yang berwenang yaitu Gubernur atau Bupati/Walikota. Surat persetujuan pemusnahan arsip diproses oleh Lembaga Kearsipan Daerah melalui kegiatan penilaian dan verifikasi arsip.

Penilaian dan verifikasi arsip usul musnah merupakan pekerjaan yang berat dan beresiko tinggi. Namun demikian sesulit apapun dan sebesar apapun resikonya pekerjaan tersebut harus dikerjakan oleh lembaga kearsipan daerah karena:

Pertama, kegiatan tersebut merupakan tugas dan fungsi utama Lembaga Kearsipan Daerah.

Kedua, kegiatan tersebut merupakan kegiatan yang berefek pada nilai kinerja Pemerintah Daerah di tingkat nasional karena termasuk kegiatan yang diawasi/dinilai oleh ANRI.

Ketiga, kegiatan tesebut merupakan puncak dari kegiatan pengelolaan arsip di Perangkat Daerah yang berujung pada penyelamatan arsip yang bernilai kebuktian, informasional, dan instrinsik (keunikan).

Keempat, kegiatan penilaian dan verifikasi arsip merupakan salah bentuk pembinaan kearsipan dan menjadi salah satu tolok ukur keberhasilan dalam program pembinaan.

Kelima, kegiatan penyusutan arsip bagi Perangkat Daerah merupakan kegiatan yang substansial yang berpengaruh besar terhadap perolehan nilai dalam pengawasan kearsipan, dan

Keenam, apabila kegiatan tersebut tidak dilaksanakan akan menimbulkan gejolak dalam penyelenggaraan kearsipan di Pemerintah Daerah karena tidak akan terjadi pemusnahan arsip maupun penyerahkan arsip yang akan berefek sangat luas yaitu tidak terselamatkannya arsip statis yang berujung pada tidak terpenuhinya kebutuhan informasi dan bukti bagi masyarakat pengguna.

Oleh karena itu kegiatan tersebut harus dilakukan dan untuk meminimalisir kesalahan/resiko ada beberapa alternatif solusi yang dapat dijadikan pilihan:

Pertama, Perangkat daerah yang akan mengusulkan pemusnahan arsip apabila belum memiliki arsiparis agar mengajukan permohonan personil untuk menjadi anggota Tim Penilai arsip. Dengan demikian lembaga kearsipan daerah dapat memantau/mengawal proses pemusnahan arsip sejak dini di perangkat daerah.

Kedua, personil/arsiparis yang dikirim menjadi tim penilai di Perangkat Daerah sekaligus menjadi tim verifikator arsip yang diusulkan musnah.

Ketiga, penilaian maupun verifikasi dilakukan dengan cara desk penilaian langsung dan atau via zoom yang dapat diagendakan oleh Perangkat Daerah pengusul atau tim /personil dari lembaga kearsipan daerah.

Keempat, personil yang dikirim menjadi tim penilai arsip disesuaikan dengan penanggung jawab kegiatan pembinaan dan pengawasan di perangkat daerah yang bersangkutan karena akan mempermudah dan memperlancar pelaksanakan pekerjaan.

Menilai dan memverifikasi arsip yang ending-nya persetujuan pemusnahan merupakan bagian dari fungsi lembaga kearsipan. Maka harus dilaksanakan dengan baik sesuai ketentuan yang berlaku. Kegiatan tersebut juga kegiatan yang berat karena selain volume pekerjaan, proses yang panjang dan juga beresiko. Oleh karena itu, pimpinan perlu merencanakan dan mempertimbangkan secara matang dan komprehensif terkait dengan pelaksanaan pekerjaan tersebut khususnya yang terkait dengan tenaga/sumber daya manusia.