PENILAIAN ARSIP SUBSTANTIF DAN PARTISIPATIF

Oleh Rusidi, S.IP, M.M.

LATAR BELAKANG

Sebelum oganisasi melaksanakan pemusnahkan arsip wajib melakukan penilaian terlebih dahulu untuk memastikan bahwa arsip yang akan dimusnahkan benar-benar sudah memenuhi persyaratan untuk dimusnahkan dan tidak termasuk kategori arsip permanen. Syarat arsip boleh dimusnahkan yaitu tidak memiliki nilai guna, telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip, tidak ada peraturan perundangan – undangan yang melarang, dan tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

Arsip yang tidak boleh dimusnahkan adalah arsip yang mengandung nilaiguna skunder yaitu nilai guna kebuktian yaitu Arsip yang berisikan bukti keberadaan organisasi dan prestasi intelektual, mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga diciptakan, dikembangkan, diatur, dan menjalankan fungsi kegiatan yang dilaksanakan serta akibat atau hasil dari kegiatan yang dilakukan, seperti jenis arsip berupa produk hukum yang bersifat mengatur, bukti prestasi intelektual, laporan penelitian, design karya ilmiah, pendirian lembaga dan strukturnya, produk hukum yang bersifat mengatur termasuk risalah yang memuat tentang proses penyusunannya, produk hukum yang bersifat penetapan yang memuat informasi tentang orang, tempat, institusi, fenomena, tokoh, prestasi intelektual, hasil karya yang menonjol baik sebagai hasil penelitian maupun kreasi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi, dan nilai guna informasional yaitu isi dan informasi yang terkandung dalam arsip bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan kesejarahan yaitu informasi mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya yang terkait dengan peristiwa atau kasus kasus seperti orang penting, tokoh, fenomena, peristiwa, kejadian luar biasa, tempat penting, masalah penting yang menjadi isu, benda yang memiliki nilai monumental

Memilih, memilah dan menentukan antara arsip musnah dengan arsip permanen bukan hal mudah karena tidak hanya menganalisis isi informasi arsip tetapi juga menganalisis media rekam yang digunakan dan nilai intrinsik arsip. Dalam menganalisis informasi arsip seorang penilai harus memahami visi misi tugas fungsi dan kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi.

ARSIP CERMINAN FUNGSI ORGANISASI

Setiap organisasi memiliki visi misi tugas dan fungsi. Tugas dan fungsi organisasi akan dijabarkan dalam bentuk program, dan diimplementasikan dalam bentuk kegiatan – kegiatan. Setiap kali organisasi melaksanakan kegiatan, akan melakukan komunikasi dan transaksi dengan mitra dan pihak-pihak terkait. Bukti-bukti transaksi baik yang berupa tulisan, gambar, audio visual, maupun rekaman suara disebut arsip karena merupakan rekaman kegiatan atau informasi yang dibuat maupun diterima dalam bentuk dan media rekam apapun dalam rangka pelaksanaan kegiatan organisasi. Dengan demikian arsip yang tercipta atau yang dimiliki oleh organisasi pasti mencerminkan kegiatan yang dilakukan sesuai dengan tugas dan fungsi organisasi.

Organisasi yang memiliki fungsi atau bergerak dibidang kesehatan, seperti rumah sakit misalnya, pasti arsip yang tercipta dan dimiliki terkait dengan masalah pasien, obat-obatan, rawat inap, rawat jalan, rekam medis, dan lain-lain. Berbeda sekali dengan arsip yang dimiliki oleh organisasi yang bergerak dibidang pembangunan fasilitas umum, seperti Dinas Pekerjaan Umum misalnya. Arsip yang dimiliki pasti terkait dengan pembangunan jalan, pembangunan jembatan, pembangunan irigasi, pembangunan waduk dan lain sebagainya. Disinilah keunikan arsip, bahwa arsip tidak sengaja diciptakan. Arsip tercipta karena ketentuan dan kebutuhan. Arsip tercipta dengan sendirinya, secara otomatis, buah atau hasil samping dari kegiatan administrasi. Sehingga arsip menjadi bukti otentik, nyata, dan terpercaya karena tercipta dengan sendirinya seiring dengan terjadinya peristiwa atau tindakan yang telah dilakukan.

.

ARSIP PARTISIPATIF

Berdasarkan penciptaannya arsip dibedakan antara arsip substantif dan arsip fasilitatif. Arsip substantif adalah arsip yang tercipta sebagai akibat dilaksanakan fungsi organisasi misalnya pada rumah sakit, sesuai fungsi dan kegiatan yang dilakukan tercipta arsip salah satunya tentang rekam medis sebagaimana yang telah dijelaskan di atas. Arsip partisipatif adalah arsip yang tercipta sebagai akibat dilaksanakannya tindakan atau kegiatan yang sifatnya partisipasi karena permintaan dari mitra kerja atau pihak lain untuk mendukung atau mensukseskan program mitra.

Arsip partisipasif pada umumnya bernilai sementara karena tidak terkait dengan tugas dan fungsi organisasi. Contoh arsip partisipatif pada rumah sakit misalnya pemberitahuan, penawaran, regulasi yang tidak terkait dengan fungsi, dan lain-lain. Seandainya arsip partisipatif informasi terkait dengan fungsi organisasi, karena terciptanya arsip tersebut bukan akibat dari dilaksnakankan kegiatan organisasi maka jangka simpan arsip tersebut rendah dan bernasib akhir musnah tidak seperti arsip substantif, misalnya arsip permohonan narasumber untuk workshop maupun pelatihan bidang kesehatan atau bidang rumah sakit, permohonan menjadi tim dan lain – lain. Banyak jenis dan macam arsip substantif. Ciri-ciri arsip substantif adalah arsip yang tidak terkait dengan fungsi organisasi, arsip yang tercipta karena diterima bukan karena dibuat oleh organisasi termasuk tindaklanjutnya, arsip yang tercipta bukan akibat pelaksanaan kegiatan, dan arsip tersebut bukan bagian dari berkas kegiatan yang dilaksanakan organisasi.

PENILAIAN ARSIP SUBSTANTIF DAN ARSIP PARTISIPATIF

Menilai arsip dalam rangka pemusnahan bukan pekerjaan yang mudah, bahkan merupakan pekerjaan yang beresiko tinggi karena apabila sampai terjadi kesalahan dalam penilaian akan mengakibatkan termusnahkannya bukti sejarah yang tidak dapat tergantikan yang merugikan banyak pihak. Sebaliknya apabila arsip yang seharusnya dimusnahkan tetapi terus disimpan dan dipelihara akan mengakibatkan pemborosan, inefisiensi dalam penyelenggaraan kearsipan. Apalagi sampai memusnahkan arsip yang masih digunakan untuk kegiatan oprasional akan menghambat bahkan mengakibatkan kegagalan organisasi dalam pencapaian tujuan.

Oleh karena itu untuk meminimalir terjadinya kesalahan dalam penilaian, penilai arsip harus mengetahui dan memahami visi misi tugas dan fungsi organisasi serta kegiatan-kegiatan yang dilakukan termasuk berbagai transaksi maupun peristiwa yang terjadi di lingkungan organisasi. Dengan mengetahui dan memahami macam kegiatan yang dilakukan, penilai arsip akan dapat membedakan, memilah dan memilih arsip mana yang menjadi berkas kegiatan organisiasi atau arsip substantif dan arsip mana yang tidak ada kaitannya dengan fungsi organisasi atau arsip partisipatif. Hal ini sangat penting diketahui dan dipahami agar penilai mudah menentukan mana arsip yang boleh (pasti) musnah dan mana arsip yang masih abu-abu artinya perlu dianalisis nilai kegunaanya boleh musnah atau tidak karena terkait dengan fungsi organisasi.

Arsip yang boleh (pasti) musnah adalah arsip yang tidak terkait dengan fungsi organisasi (arsip partisipasif). Sedangkan arsip yang terkait dengan fungsi organisasi atau arsip substantif yaitu arsip yang berguna untuk bahan operasioanal kegiatan organisasi, bahan pertanggungjawaban organisasi, melindungi keberadaan organisasi, melindungi aset organisasi, menjadi bukti sejarah organisasi, atau menjadi memori kolektif bangsa sebagai bagian dari kekayaan negara, perlu dianalisis secara mendalam boleh dan tidaknya dimusnahkan.

Tidak semua arsip substantif menjadi arsip statis, kecuali yang mengandung nilai guna kesejarahan. Maka dalam melakukan penilaian arsip, penilai tidak cukup hanya memahami tugas dan fungsi organisasi tetapi harus memahami pula berbagai regulasi kearsipan, kesejarahan maupun perkembangan ilmu pengetahuan. Namun demikian dengan memahami tugas, fungsi dann kegiatan yang dilakukan organisasi, penilai arsip sudah mendapatkan keuntungan yang sangat besar yaitu dapat dengan mudah memilah, memilih dan menentukan arsip yang boleh musnah yaitu arsip partisipasif.

PENUTUP

Penilaian arsip merupakan tahapan yang paling penting dalam pemusnahan karena menjadi penentu nasib akhir arsip. Apabila sampai terjadi kesalahan dalam penilaian maka organisasi akan menanggung kerugian berupa inefisiensi dalam pengelolaan sumber daya kearsipan, terhambatnya bahkan kegagalan dalam pencapaian tujuan organisasi dan hilangnya bukti pertanggungjawaban/bukti sejarah yang tidak tergantikan. Memahami tugas dan fungsi organisasi serta berbagai kegiatan yang dilakukan merupakan modal utama bagi seorang penilai arsip. Karena dari pengetahuan dan pemahaman tersebut penilai akan dapat membedakan arsip substantif dan arsip partisipatif. Dengan pengetahuan dan kemampuan tersebut penilai akan dengan mudah menentukan mana arsip yang boleh (pasti) musnah dan arsip abu-abu yaitu arsip yang masih perlu didalami boleh atau tidak dimusnahkan, sudah saatnya atau belum untuk dimusnahkan. Tapi dengan mengetahui jenis dan macam arsip partisipatif, penilai sudah dimudahkan dan diringankan pekerjaannya, dan selebihnya dapat dimaksimalkan untuk menganalis arsip yang substantif.

Komentar

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *