PENGERTIAN, JENIS DAN KATEGORI ARSIP TERJAGA

Oleh Rusidi, S.IP, M.M.

Sebagai rekaman informasi, arsip dapat diklasifikasikan dalam 5 klas yaitu pertama berdasarkan fungsi, kedua level, ketiga kategori, keempat format, dan kelima media. Berdasarkan fungsinya arsip dibedakan antara arsip dinamis yang meliputi arsip dinamis aktif maupun arsip dinamis inaktif, dan arsip statis. Berdasarkan levelnya arsip dibedakan antara vital, penting, berguna, dan tidak berguna. Berdasarkan kategorinya arsip dibedakan antara arsip terjaga, dan arsip umum. Berdasarkan formatnya arsip dibedakan antara arsip format umum, dan format khusus, dan berdasarkan medianya arsip dibedakan antara arsip konvensional, audio visual, dan elektronik.

Dari klasifikasi arsip tersebut, terdapat istilah arsip yang agak asing, kurang familiar di dunia kearsipan, karena jarang ditemui direferensi-referensi kearsipan yaitu Arsip Terjaga. Oleh karenanya dikalangan arsiparis sendiri istilah arsip terjaga ini sampai sekarang terus menjadi perbincangan, antar arsiparis saling menanyakan dan saling tidak bisa memberikan kepastian jawaban. Mereka memiliki pendapat yang beraneka ragam sesuai dengan tingkat pemahaman masing-masing karena memang sulit ditemukan referensi yang dapat dijadikan pijakan yang mampu menggiring untuk menjelaskan dan menyimpulkan secara utuh tentang arsip terjaga. Sehingga yang terjadi sampai saat ini berbagai pendapat tentang arsip terjaga masih terus berkeliaran dan menimbulkan kebingungan.

Berikut ini beberapa pengertian/difinisi tentang arsip terjaga berikut contohnya:

Pengertian Arsip Terjaga :

1. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan keberlangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhannya, keamanan, dan keselamatannya.^[1]
2. Arsip negara adalah arsip milik negara dan arsip statis yang diserahkan oleh swasta dan perorangan ke lembaga kearsipan. Arsip milik negara adalah arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga negara dan kegiatan yang menggunakan sumber dana negara.^[2]
3. Menurut M. Asichin SH, M.Hum, definisi arsip terjaga bermakna: pertama, arsip negara yang menunjukan negara sebagai pemilik arsip, kedua, tujuan dari tindakan itu yaitu keutuhan, keamanan, dan keselamatan. Arsip terjaga termasuk kategori arsip dinamis, keberadaanya strategis dan berkaitan dgn kegiatan vital keberadaan dan kelangsungan hidup berbangsa dan bernegara.^[3]

• Menurut Presiden Susilo Bambang Tudoyono pada pencanangan sensus penduduk tahun 2010, informasi mengenai kependudukan dalam bentuk data kependudukan merupakan modal pembangunan, dipakai untuk perencanaan pembangunan bagi negara manapun, tidak terkecuali di Indonesia.^[4]
• Menurut Ir. Roosari Tyas Wardani, M.MA, Dirjen P2MKT Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi, keakuratan dan kelengkapan data kependudukan juga dibutuhkan oleh kementerian tenaga kerja dan transmigrasi terutama dalam menyusun kebijakan strategis yang terkait dengan masalah kependudukan. Data-data kependudukan diperlukan untuk mendukung terciptanya kesempatan kerja, memperluas peluang usaha, mengurangi kemiskinan, mengurangi kesenjangan, dan upaya-upaya menegakan persatuan dan kesatuaan, serta menjaga kedaulatan Negara Kesatuan Republik Indonesia.^[5]

Jenis dan Kategori Arsip Terjaga :

Jenis dan kategori Arsip Terjaga terdiri dari^[6] :

1. Arsip Kependudukan, meliputi:
   • Database kependudukan dan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK);
   • Arsip tentang penetapan parameter pengendalian penduduk;
   • Arsip tentang administrasi dan demografi kependudukan di wilayah perbatasan dan kepulauan terdepan;
   • Arsip tentang status kewarganegaraan (Naturalisasi).
2. Arsip Kewilayahan, meliputi:
   • Arsip tentang dasar penetapan wilayah NKRI;
   • Arsip tentang pengakuan dunia internasional mengenai batas wilayah NKRI;
   • Arsip tentang batas perairan Indonesia;
   • Arsip tentang tata ruang laut nasional dan perairan yuridiksi.
3. Arsip Kepulauan, meliputi:
   • Arsip tentang potensi sumber daya alam yang terkandung dalam suatu pulau;
   • Arsip tentang luas dan besarnya kepulauan;
   • Arsip tentang jumlah pulau-pulau terdepan Indonesia, berikut administrasi kependudukannya;
   • Arsip tentang pulau-pulau yang berbatasan langsung antara wilayah NKRI dengan negara lain.
4. Arsip Perbatasan, meliputi:
   • Arsip tentang kawasan perbatasan dari sudut pandang pertahanan dan keamanan yang meliputi 10 kawasan perbatasan, yaitu 3 kawasan perbatasan darat (Malaysia, Timor Leste, dan Papua Nugini) dan 7 kawasan perbatasan laut dan pulau-pulau kecil terluar;
   • Arsip tentang batas wilayah negara yang meliputi batas darat dengan 3 negara (Malaysia, Timor Leste, dan Papua Nugini), batas laut teritorial dengan 4 negara (Malaysia, Papua Nugini, Singapura, dan Timor Leste), serta batas laut yurisdiksi (Zone Economic Exclusive/ZEE dan landasan kontinen) dengan 9 negara, yaitu Malaysia, Thailand, Vietnam, Philipina, India, Republik Palau, Australia, Timor Leste, dan Papua Nugini.
5. Arsip Perjanjian Internasional, meliputi:
   • Arsip tentang proses penyusunan perjanjian internasional dari lembaga pemrakarsa;
   • Arsip tentang proses konsultasi dan koordinasi di Kementerian Luar Negeri;
   • Arsip tentang proses pembuatan perjanjian internasional, mulai draft, counterdraft dan draft final sampai dengan pengajuan permohonan full power dari perjanjian internasional;
   • Arsip tentang pertukaran nota diplomasi;
   • Arsip tentang ratifikasi perjanjian internasional.
6. Arsip Kontrak Karya, meliputi:
   • Arsip tentang perjanjian usaha pertambangan;
   • Arsip tentang perjanjian usaha ketenagalistrikan untuk kepentingan umum;
   • Arsip tentang perjanjian kontrak bagi hasil pengusahaan minyak dan gas bumi;
   • Arsip tentang perjanjian izin usaha pemanfaatan hutan.
7. Arsip Masalah-masalah Pemerintahan yang Strategis, meliputi:
   • Arsip tentang Hasil dan Penetapan Pemilu Presiden;
   • Arsip tentang kebijakan strategis yang dikeluarkan oleh Presiden selaku Kepala Negara dan Kepala Pemerintahan;
   • Arsip tentang kebijakan atau keputusan strategis yang ditetapkan oleh pimpinan lembaga tinggi Negara;
   • Arsip tentang kebijakan pengembangan pertahanan negara;
   • Arsip tentang operasi militer;
   • Arsip tentang intelijen dan pengamanan;
   • Arsip tentang pengembangan sarana alat utama sistem pertahanan (alutsista);
   • Arsip tentang ketersediaan ketahanan dan kerawanan pangan nasional;
   • Arsip tentang HAKI (Hak Atas Kekayaan Intelektual) khususnya hak cipta;
   • Arsip tentang investasi pembangunan infrastruktur nasional;
   • Arsip tentang regulasi atau deregulasi penanaman modal dan investasi.

Djoko Utomo dalam makalahnya “Arsip Terjaga: Penjaga Keutuhan dan Kedaulatan NKRI” memberikan 3 (tiga) contoh arsip terjaga mengenai kependudukan, kewilayahan, dan kepulauan :

1. Kependudukan
   • Kementerian Dalam Negeri
   • Badan Kependudukan dan Catatan Sipil
   • BKKBN
   • Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Propuinsi
   • Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten/kota
   • Pusat Studi Kependudukan Perguruan Tinggi Negeri, dan sebagainya
2. Kewilayahan
   • Kementerian Dalam Negeri
   • Badan Nasional Pengelola Perbatasan
   • Kementerian Pertahanan dan Keamanan
   • Kementerian Kelautan dan Perikanan
   • Markas Besar TNI
   • Markas Besar POLRI
   • Badan Informasi Geospasial (Sebelumnya Bakosurtanal)
   • Dinas Topografi AD
   • Dinas Hidrografi AL
   • Pemerintah Provinsi dan Pemerintah Kabupaten/Kota
   • KODAM
   • POLDA
   • Pusat Studi Kewilayahan dan Kawasan Perguruan Tinggi Negeri, dsb
3. Kepulauan
   • Kementerian Dalam Negeri
   • Kementerian Kelautan dan Perikanan
   • Kementerian Pertahanan
   • Ditjen Kelautan Pesisir dan Pulau-Pulau Kecil
   • Mabes TNI
   • Mabes POLRI
   • Badan Informasi Geospasial
   • Dinas Topografi AD
   • Dinas Hidrografi AL
   • Pemerintah Propinsi dan Pemerintahn Kabupaten/Kota
   • KODAM
   • POLDA
   • Pusat Studi Kewilayahan dan Kawasan Perguruan Tinggi Negeri, dsb

Instansi-instansi tersebut merupakan perkiraan atau prediksi yang harus ditindaklanjuti oleh lembaga kearsipan yang berwenang untuk survey ke lapangan guna melakukan pendataan terhadap semua instansi yang melaksanakan kegiatan yang berkaitan dengan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah pemerintahan yang strategis agar mendapatkan data yang akurat.

---

[1]Pasal 1, Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

[2]Peraturan Kepala Anri Nomor 18 tahun 2011 Tentang Tata cara Pembuatan Daftar, pemberkasan, pelaporan, dan penyerahan arsip terjaga

[3] Majalah Arsip Anri, Edisi 58/2012

[4] Majalah Arsip Anri, Edisi 58/2012

[5] Majalah Arsip Anri, Edisi 58/2012)

[6] Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 41 Tahun 2015 Tentang Pengelolaan Arsip Terjaga