PENGAWASAN DAN ANCAMAN PIDANA ARSIP TERJAGA

Oleh Rusidi, S.IP, M.M.

Bagi negara arsip terjaga sangatlah penting yaitu sebagai penjaga pelindung keberadaan, keutuhan dan keberlangsungan hidup negara. Mengapa demikian? karena arsip batas wilayah. kependudukan, hubungan internasional/antar negara seperti perjanjaian kerjasama luar negeri dan yang sejenisnya merupakan arsip yang bersinggungan dengan negara lain. Maka ketika arsip tersebut tidak dimiliki oleh negara atau tidak lengkap dapat dipastikan akan kalah dalam berbagai urusan dengan negara tetanga. Dan hal tersebut sudah terbukti yaitu ketika negara kita tahun 2002 berurusan dengan Malaysia terkait Pulau Sipadan dan Pulau Ligitan. Contoh lain lagi lagu karya anak bangsa yang juga diaku sebagai lagu ciptaan negara lain hanya karena kita tidak punya bukti yang kuat yang menunjukan bahwa lagu tersebut karya anak bangsa kita.

Oleh karena itu pemerintah sangat serius dalam menjaga arsip terjaga guna untuk mempertahankan keberadaan keutuhan dan keberlangsungan hidup bangsa dan negara. Dengan cara apa ? Ada dua kebijakan yang diambil oleh pemerintah untuk menjaga dan melindungi arsip terjaga agar keberadaanya tetap terjamin dan selalu siap digunakan sebagai senjata melawan negara lain yang akan mengganggu keutuhan Negara Kesaatuan Republik Indonesia, mengaku-ngaku kekayaan maupun hasil karya anak negeri yaitu melalui:

PertamaPengawasan Arsip Terjaga

yaitu pemerintah mengawasi keberadaan dan kepemilikan arsip terjaga dilembaga-lembaga negara maupun pemerintah daerah serta lembaga – lembaga lain agar arsip terjaga yang dimilikinya tetap terjamin keamananya dan kelestariannya melalui beberapa kegiatan yang wajib dilakukan oleh pencipta/pemilik arsip terjaga berdasarkan amanat dalam Peraturan Kepala ANRI nomor 41 Tahun 2015 Tentang Pengelolaan Arsip Terjaga yaitu:

1. Melakukan identifikasi arsip terjaga
2. Melakukan pemberkasan arsip terjaga
3. Melaporkan arsip terjaga
4. Menyerahkan arsip terjaga

Pengawasan arsip terjaga dilaksanakan oleh pemerintah melalui lembaga kearsipan di semua tingkatan berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 Tentang Pengawasan Kearsipan, dan Nomor 165 Tahun 2023 Tentang Instrumen Pengawasan Atas Pelaksanaan Penyelenggaraan Kearsipan dan Tata Cara Penilaian Pengawasan Kearsipan. Beberapa hal yang diawasi atau ditanyakan terkait dengan arsip terjaga diantaranya; Apakah menyimpan arsip terjaga? Apakah sdh memberkaskan arsip terjaga? Apakah sdh membuat daftar arsip terjaga ? Apakah sdh melaporkan arsip terjaga ke ANRI? Apakah sdh menyerahkan salinan autentik arsip terjaga ke ANRI?

KeduaAncama Pidana Bagi Yang Melanggar

Yaitu pemerintah akan mengambil tindakan tegas bagi pemilik arsip terjaga yang tidak melaksanakan kewajiban atau yang melakukan perbuatan yang dapat mengakibatkan hilangnya/rusaknya arsip terjaga. Tindakan tegas pemerintah berupa pidana penjara atau denda. Hal ini tercantum dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 pasal:

1. Pasal 83 yang menyatakan; Setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip negara yang terjaga untuk kepentingan negara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 ayat (3) dipidana dengan pidana penjara paling lama 1 (satu) tahun atau denda paling banyak Rp. 25.000.000,00 (dua puluh lima juta rupiah).
2. Pasal 42 ayat (3) menyatakan Arsip yang tercipta pada lembaga negara, pemerintah daearah, dan perguruan tinggi negeri yang berkaitan dengan kegiatan sebagaimana dimaksud dalam pasal 34 ayat (2) wajib diserahkan kepada ANRI dalam bentuk Salinan autentik dari naskah asli paling lama 1 (satu) tahun setelah dilakukan pelaporan kepada ANRI.
3. Pasal 34 ayat (2) menyatakan Negara secara khusus memberikan pelindungan dan penyelamatan arsip (baik yang berada di dalam maupun diluar wilayah NKRI sebagai bahan pertanggungjawaban setiap aspek kehidupan berbangsa dan bernegara untuk kepentingan negara, pemerintah, pelayanan publik, dan kesejahteraan rakyat) yang berkaitan dengan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah-masalah pemerintahan yang strategis
4. Pasal 84 yang menyatakan ; Pejabat yang dengan sengaja tidak melaksanakan pemberkasan dan pelaporan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 43 ayat (1) dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp. 500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).
5. Pasal 43 ayat (1) menyatakan pejabat yang bertanggungjawab dalam kegiatan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah-masalah pemerintahan yang strategis (baik yang berada di dalam maupun diluar wilayah NKRI sebagai bahan pertanggungjawaban setiap aspek kehidupan berbangsa dan bernegara untuk kepentingan negara, pemerintah, pelayanan publik, dan kesejahteraan rakyat) wajib memberkaskan dan melaporkan arsipnya kepada ANRI.

Pengawasan yang dilakukan pemerintah dan acaman yang diberikan oleh pejabat yang melanggar merupakan bukti keseriusan pemerintah dalam menjaga martabat dan harga diri bangsa serta mempertahankan keutuhan NKRI. Hal ini harus dilakukan karena arsip terjaga bisa berada dimana mana sebagai konsekunsi logis dari keunikan arsip yaitu bahwa arsip tercipta karena fungsi organisasi. Arsip tidak tercipta secara terpusat di satu tempat saja melainkan dibanyak tempat, dimana organisasi dan peristiwa itu terjadi.