Oleh Rusidi, S.IP, M.M.
Tidak ada satupun lembaga yang tidak memiliki arsip. Arsip dan lembaga ibarat dua sisi mata uang yang tidak dapat dipisahkan. Sejak lembaga berdiri saat itu pula arsip lahir mengiringinya dan berstatus sebagai bukti keberadaan lembaga, yaitu arsip yang berupa akta pendirian. Tanpa arsip tersebut keradaan lembaga tidak akan mendapat pengakuan dari pemerintah maupun masyarakat. Maka produk-produk yang dihasilkannyapun juga akan diragukan dan dianggap tidak sah. Lembaga pendidikan misalnya, apabila suatu lembaga yang bergerak dibidang pendidikan tidak memiliki ijin pendirian maka ijazah yang dikeluarkan dari lembaga pendidikan tersebut tidak diakui sehingga tidak dapat digunakan untuk mencari pekerjaan dan yang sejenisnya. Bahkan lembaga tersebut akan terancam dibubarkan karena dianggap lembaga abal-abal, lembaga tidak resmi.
Kemudian arsip yang terkait dengan aset atau hak milik. Apabila lembaga tidak memiliki dokumen sebagai bukti kepemilikan atas aset lembaga maka lembaga akan menghadapi masalah besar bahkan lembaga bisa kehilangan apa yang menjadi hak-haknya. Begitu pula dengan arsip-arsip yang lain akan selalu dan terus tercipta mengiringi jalannya roda organisasi. Selama roda organisasi masih berputar maka selama itu pula arsip akan terus tercipta. Dengan kata lain tidak ada satupun lembaga yang hidup tanpa arsip. Setiap lembaga pasti memiliki arsip.
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara[1]. Dari difinisi tersebut, terdapat 4 (empat) point sebagai berikut:
- Arsip merupakan rekaman informasi pelaksanaan kegiatan, yaitu bahwa lahirnya arsip sebagai akibat dari dilaksanakannya kegiatan. Infomasi yang terkandung di dalam arsip pasti mencerminkan kegiatan yang telah dilakukan oleh organisasi sehingga informasinya nyata, apa adanya, sesuai dengan kenyataan yang sesungguhnya.
- Arsip bukan hanya rekaman informasi yang dibuat saja tetapi juga yang diterima organisasi yaitu bahwa arsip tidak hanya berupa naskah yang dikirim ke luar tetapi juga naskah yang masuk, yang diterima dari pihak lain baik yang terkait dengan dengan tugas dan fungsi lembaga maupun yang tidak terkait secara langsung dengan fungsi lembaga.
- Arsip dapat terekam dalam berbagai bentuk dan media apapun yaitu bahwa media arsip secara otomatis akan mengikuti perkembangan dan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi. Hal ini sebagai konsekuensi logis bahwa arsip tercipta sebagai akibat dilaksanakannya administrasi organisasi sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku.
- Arsip tercipta sebagai akibat dari pelaksanaan suatu kegiatan yaitu bahwa arsip tercipta karena ada kegiatan/peristiwa yang terjadi. Seandainya tidak dilakukan kegiatan atau tidak ada peristiwa maka tidak akan tercipta arsip. Pengertian hasil samping harus dimaknai secara positif karena hal tersebut merupakan salah satu ciri arsip yang sekaligus membedakan dengan sumber informasi lainnya. Arsip bukan produk utama melainkan tercipta secara otomatis bersamaan dengan terjadinya peristiwa.
Dengan demikian, bagi sebuah Lembaga, arsip merupakan informasi yang terekam dalam media apapun sebagai akibat dari dilaksanakannya ketentuan hukum. Ketentuan hukum disini adalah berbagai peraturan yang mengikat dan harus dipatuhi oleh lembaga dalam menjalankan fungsinya. Sebagai misal, ada ketentuan yang mewajibkan lembaga membuat laporan pertanggungjawaban atas apa saja yang telah dilaksanakan selama satu tahun. Artinya lembaga harus membuat dan mengumpulkan bukti-bukti pelaksanaan kegiatan maupun transaksi yang telah dilaksanakan. Maka apapun yang dilakukan oleh lembaga harus dicatat, dikendalikan, ditata, disimpan, dipelihara, dijaga keamanan dan keselamatannya sehingga sewaktu-waktu diperlukan mudah ditemukan dan cepat disajikan.
Suatu arsip diperlukan antara lain untuk bahan pembuatan laporan pertanggungjawaban, perencanaan kegiatan, pelaksanaan kegiatan, pengawasan, pengambilan keputusan, bahan penyelesaian permasalahan, sumber informasi maupun referensi.
Oleh karena itu sejak arsip diciptakan harus dikelola dengan benar dan baik. Artinya arsip harus dikelola berdasarkan ketentuan yang berlaku dan kaidah-kaidah kearsipan, dengan kata lain arsip harus dikelola secara profesional. Untuk dapat mengelola arsip dengan baik dan benar diperlukan sumber daya manusia yang handal.
Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) yang membuka atau memiliki jurusan Administrasi Perkantoran merupakan salah satu upaya lembaga mempersiapkan sejak dini sumberdaya manusia kearsipan yang siap kerja diberbagai dunia usaha maupun lembaga pemerintahan. Oleh karena itu sangat beruntung bagi siswa yang mengambil jurusan tersebut karena memiliki peluang kerja yang besar yang dibutuhkan oleh setiap lembaga, baik lembaga pemerintah maupun non pemerintah seperti di perusahaan-perusahan swasta karena:
Pertama, setiap lembaga memiliki arsip.
Setiap lembaga memiliki arsip sehingga semua lembaga membutuhkan personil/pegawai kearsipan. Tidak ada satupun lembaga yang tidak membutuhkan tenaga administrasi/kearsipan. Dengan demikian peluang kerja bagi lulusan jurusan sangat besar.
Apalagi jika jumlah lulusan tidak sebanding dengan jumlah lembaga/perusahaan yang membutuhkan. Hal ini sangat mungkin terjadi karena dalam 1 (satu) lembaga/perusahaan tidak hanya membutuhkan 1 (satu) orang arsiparis/petugas arsip tetapi membutuhkan lebih dari 1 arsiparis yaitu sejumlah unit kerja yang dimiliki karena setiap unit kerja memiliki kewajiban mengelola arsipnya masing-masing.
Kedua, mengelola arsip membutuhkan keahlian khusus.
Pekerjaan kearsipan bukan pekerjaan yang mudah dan ringan karena tidak sekedar menata fisik arsip tetapi juga menata informasi agar informasi/arsip dapat ditemukan dengan cepat dan lengkap, aman dari penyalahgunaan, dan terselamatkan media rekamnya dari berbagai ancaman kerusakan. Dengan demikian tidak setiap orang bisa mengelola arsip dengan baik. Arsip harus dikelola oleh orang yang memiliki ilmu dan kemampuan dibidang administrasi atau kearsipan. Salah satunya adalah lulusan administrasi perkantoran karena siswa jurusan administrasi perkantoran telah dibekali ilmu atau diberi pelajaran kearsipan antara lain terkait[2] :
- Pengertian arsip dan kearsipan.
- Ruang lingkup kearsipan.
- Tujuan pengelolaan kearsipan.
- Undang-Undang Kearsipan yang berlaku di Indonesia.
- Syarat-syarat, jenis, dan fungsi arsip.
- Organisasi dan masalah pokok kearsipan.
- Tugas dan asas-asas kearsipan.
- Syarat-syarat pegawai arsip.
- Masalah pokok dan cara pemecahan masasalah kearsipan.
- Alat dan bahan kearsipan.
- Pengurusan surat masuk dan surat keluar.
- Sistem kearsipan.
- Penyelamatan arsip.
- Penilaian arsip.
- Penyusutan arsip.
- Komputerisasi kearsipan (E-Dokumen), dan lain-lain.
Penutup
Setiap lembaga menciptakan arsip sebagai rekaman dan bukti pelaksanaan kegiatan sekaligus bukti keberadaan dan kepemilikan. Dan setiap lembaga membutuhkan arsip untuk berbagai keperlukan. Maka setiap lembaga menginginkan arsipnya terkelola dengan baik yang mampu menjamin arsip mudah ditemukan pada saat diperlukan dan terjamin keamanan dan keselamatannya karena arsip tidak hany berguna unytuk jangka pendek, tetapi juga untuk jangka panjang yaitu sebagai memori kolektif dan bukti kesejarahan.
Oleh karenanya bersekolah di Sekolah Kejuruan dan mengambil jurusan administrasi perkantoran merupakan pilihan yang sangat tepat karena memiliki peluang kerja yang sangat luas. Semua lembaga membutuhkan sumber daya manusia yang memiliki ilmu pengetahuan dan kemampuan dibidang administrasi atau pengelolaan kearsipan, dan salah satunya lulusan SMK jurusan administrasi perkantoran.
[1] Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 yang dimaksud dengan arsip pasal 1
[2] Dra. Tati Sutarni, Dra. Aan Hariyanah, Drs. Uu Supardi, Tatang Tahyan, SPd, M.MPd, Toyib Aryanto, S.Pd. Buku Kearsipan SMK/MAK untuk kelas X, Program keahlian ; manajemen perkantoran, Kompetensi Keahlian : Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran., Penerbit Buku Pendidikan-Anggota Ikapi, berkhitmat untuk ilmu, Bandung ; 2017.
Leave a Reply