MEMBUAT ARSIP YANG OTENTIK DAN AMAN

Oleh Rusidi, S.IP, M.M.

Salah satu subsistem dalam kearsipan dinamis adalah menciptakan arsip baik membuat maupun menerima. Membuat arsip atau membuat surat atau naskah dinas merupakan pekerjaan yang sudah biasa dilakukan oleh setiap organisasi. Olah karena sudah rutin dilakukan maka pekerjaan ini lepas dari perhatian, siapapun dianggap bisa mengerjakan selama punya kewenangan. Padahal tidak demikian, karena pembuatan arsip/naskah dinas dalam kearsipan merupakan tahap awal yang menentukan sah dan tidaknya dokumen yang dibuat, serta awet dan tidak media yang digunakan. Apabila dua hal ini diabaikan maka dokumen menjadi cacat hukum dan khusus dokumen yang mengandung informasi atau bernilaiguna kesejarahan menjadi terancam kelestariannya. Dua hal tersebut adalah:

Tanda Tangan naskah dinas /dokumen

Salah satu prinsip naskah dinas adalah bahwa naskah dinas diciptakan atau dibuat dan dikirim oleh pihak yang berwenang^[1]. Maka setiap Lembaga Negara dan Pemerintahan Daerah harus menetapkan batasan kewenangan pejabat penandatangan seluruh jenis naskah dinas pada seluruh jenjang jabatan^[2]. Artinya dalam pembuatan naskah dinas di lingkungan Lembaga Negara dan Pemerintahan Daerah ada pembagian kewenangan, jabatan apa berwenang menandatangani jenis naskah dinas apa. Hal ini selaras dengan akuntabilitas dalam pembuatan naskah dinas yaitu penyelenggaraan tata naskah dinas harus dapat di pertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kewenangan, keabsahan, dan dokumentasi.

Oleh karena itu naskah dinas/arsip dianggap sah apabila ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang. Tanda tangan adalah tulisan tangan dengan ciri khas tertentu sebagai identitas diri seseorang yang dibubuhkan pada naskah dinas atau arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dan keabsahan naskah yang bersangkutan. Pejabat yang berwenang adalah pejabat yang mempunyai kewenangan untuk menandatangani naskah dinas. Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak, kewajiban, dan tanggung jawab yang ada pada seorang pejabat untuk menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan kewenangan pada jabatannya. Dengan demikian naskah dinas arsip yang tidak ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang merupakan dokumen yang tidak sah, tidak dapat dipertanggungjawabkan. Pemberian tanda tangan pada naskah dinas berfungsi sebagai alat autentikasi dan verifikasi atas identitas penanda tangan serta keautentikan, keterpercayaan dan keutuhan informasi^[3].

Penggunaan Kertas

Naskah dinas merupakan alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau diterima oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Lembaga Negara dan Pemerintahan Daerah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan. Sebagai alat komunikasi maka naskah dinas berisi informasi sesuai dengan maksud dan tujuan dibuatnya naskah dinas. Ada naskah dinas yang berisi informasi yang sifatnya mengatur, perintah, pemberitahukan, penetapan, penegasan, permintaan, dan lain sebagainya.

Naskah dinas sebagai sarana komunikasi memiliki nilai kegunaan yang berbeda-beda sesuai dengan isi informasinya. Naskah dinas yang berisi informasi tentang kebijakan atau informasi yang sifatnya mengatur memiliki nilaiguna yang lebih tinggi dibandingkan naskah dinas yang berisi pemberitahuan. Naskah dinas yang berisi kebijakan atau pengaturan misalnya peraturan daerah, peraturan pimpinan instansi atau peraturan perusahaan. Naskah dinas tersebut mengandung nilaiguna skunder yaitu nilai keguna kebuktian karena berisi informasi tentang arah atau strategi yang akan dilakukan oleh lembaga dalam mewujudkan visi dan misi organisasi. Maka termasuk kategori arsip berjangka simpan panjang bahkan menjadi arsip permanen yaitu arsip yang tidak akan dimusnahkan selama-lamanya, karena mengandung nilai guna kesejarahan yang mencerminkan perjalanan dan usaha organisasi dalam mewujudkan visi dan misinya. Berbeda halnya dengan naskah dinas yang sifatnya pemberitahuan, seperti pemberitahuan pindah alamat, ganti nomor telpon atau ganti nama perusahaan, dll. Naskah dinas tersebut informasinya bersifat sementara dan berumur simpan pendek serta bernasib akhir musnah.

Oleh karena itu dalam membuat naskah harus memperhatikan jenis dan kualitas kertas yang digunakan agar arsip yang berjangka simpan panjang atau arsip permanen medianya tidak mudah rusak. Apabila media rekam yang digunakan rusak maka akan merusak atau menghilangkan informasi yang terkandung didalamnya. Maka berdasarkan^[4], apabila lembaga negara maupun pemerintah daerah membuat naskah dinas pengaturan (menjadi arsip statis) harus menggunakan kertas standar kertas permanen yaitu:

1. Gramatur paling sedikit 70 (tujuh puluh) gram/m2;
2. Ketahanan sobek paling sedikit 350 (tiga ratus lima puluh) mN;
3. Ketahanan lipat paling sedikit 2,42 (dua koma empat puluh dua) metode schopperatau 2,18 (dua koma delapan belas) metode MIT;
4. pH pada rentang 7,5-10 (tujuh koma lima sampai dengan sepuluh);
5. Kandungan alkali kertas paling sedikit 0,4 (nol koma empat) mol asam/kg; dan
6. Daya tahan oksidasi mengandung bilangan kappa paling sedikit 5 (lima).

Menciptakan arsip khususnya membuat naskah dinas merupakan tindakan awal yang tidak boleh diabaikan karena tahap penentuan sah maupun amantidaknya naskah/arsip yang dibuat. Oleh karena itu sebelum membuat naskah, konseptor harus mengetahui maksud dan tujuan naskah dibuat. Dengan mengetahui maksud dan tujuan naskah dibuat akan dapat menentukan jenis naskah dinas. Dengan mengetahui jenis naskah dinas maka akan diketahui jangka simpan dan nasib akhir arsip berdasarkan informasi yang akan disampaikan ke pihak lain. Dengan demikian konseptor akan dapat menentukan siapa pejabat yang punya wewenang menandatangani naskah dinas, dan kertas apa yang harus digunakan. Sehingga akan tercipta naskah dinas / arsip yang aman dan sah.

---

[1] Peraturan Anri Nomor 5 tahun 2021 pasal 53 ayat (1)

[2] Peraturan Anri Nomor 5 tahun 2021 pasal 115

[3] Peraturan Anri Nomor 5 tahun 2021 pasal 84

[4] Peraturan Anri Nomor 5 tahun 2021 pasal 68