KUNCI SUKSES DALAM PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

Pengalaman Arsiparis 34 tahun dikearsipan Malam 1 Januari 2024

Oleh Rusidi, S.IP, M.M.

Tidak memandang di lembaga pemerintah atau swasta, selama masih beroperasional maka selama itu pula akan selalu dan terus menerus menciptakan arsip. Karena arsip merupakan rekaman kegiatan organisasi yang tercipta secara otomatis sebagai akibat dilaksanakannya ketentuan administrasi. Semakin banyak kegiatan akan semakin banyak pula jumlah arsip yang tercipta, semakin banyak macam kegiatan yang dilakukan akan semakin beragam pula jenis arsip yang tercipta. Sebagai rekaman kegiatan maka arsip akan mencerminkan apapun yang dilakukan oleh organisasi.

Sebagai rekaman kegiatan maka dapat dipastikan arsip akan memiliki kegunaan bagi pencipta yaitu organisasi yang bersangkutan. Kegunaan arsip bagi pencipta antara lain;

1. Sebagai bukti atas kegiatan atau transaksi yang telah dilakukan.
2. Sebagai bahan pengambilan keputusan bagi pimpinan.
3. Sebagai bahan untuk merencanakan kegitan berikutnya.
4. Sebagai bahan untuk pelaksanaan kegiatan.
5. Sebagai bahan melakukan pengawasan terhadap kegiatan yang sedang berjalan.
6. Sebagai referensi kegiatan untuk tahun-tahun berikut.
7. Sebagai bukit keberadaan organisasi.
8. Sebagai sumber informasi bagi pihak yang membutuhkan.
9. Sebagai bahan pertanggungjawaban atas penyelenggaraan pemerintahan dan Pembangunan.
10. Sebagai memori kolektif bangsa.

Atas berbagai kegunaan dan manfaat arsip tersebut maka mengelola arsip secara benar dan baik merupakan keharusan bagi setiap organisai. Mengelola arsip yang baik adalah pengelolaan arsip yang mampu menjamin antara lain;

1. Arsip dapat ditemukan kembali sewaktu – waktu diperlukan secara cepat dan lengkap.
2. Arsip aman dari pencurian dan penyalahgunaan.
3. Arsip selamat dari kerusakan fisik maupun informasi.
4. Arsip dapat digunakan sebagai bukti yang sah di pengadilan.
5. Arsip dapat melindungi keberadaan dan kekayaan organisasi.

3 K (Kesadaran, Ketersediaan, dan Kebersamaan)

Dalam rangka untuk mewujudkan pengelolaan arsip benar sesuai harapan diatas maka menurut penulis ada 3 (tiga) syarat yang harus dipenuhi oleh organisasi yaitu 3 K (Kesadaran, Ketersediaan, dan Kebersamaan)

Pertama; Kesadaran yaitu bahwa semua pegawai dalam organisasi harus menyadari bahwa terciptanya arsip dalam organisasi sebagai akibat dari dilaksanakannya kegiatan organisasi. Sehingga arsip merupakan bukti kegiatan yang harus dipertanggungjawabkan sehingga wajib dikelola dengan baik agar sewaktu-waktu diperlukan dapat ditemukan dan terjaga keamanan dan keselamatannya. Dengan kesadaran seperti ini maka semua pegawai akan memperlakukan arsip sebagaimana yang semestinya. Penyadaran pegawai terhadap kearsipan dapat diakukan melalui berbagai kegiatan antara lain sosialisasi, apresiasi, workshop, bimtek kearsipan, dan pelatihan kearsipan yang sejenis lainnya.

Kedua; Ketersediaan yaitu organisasi harus menyediakan sumber daya kearsipan yang diperlukan untuk mengelola arsip yang dimilikinya. Sumber daya kearsipan yang harus disediakan antara lain:

1. Regulasi/pedoman pengelolaan arsip yang menjadi dasar penyelenggaraan,
2. Sarana/peralatan kearsipan,
3. Ruang simpan arsip inaktif/records center,
4. Anggaran kearsipan,
5. Arsiparis/petugas arsip.

Apabila organisasi tidak memenuhi kebutuhan sumber daya tersebut maka pengelolaan arsip yang benar tidak akan bisa diwujudkan. Kebutuhan anggaran terpenuhi tetapi petugas kearsipan yang melaksanakan pengelolaan arsip tidak ada maka sistem tidak bisa dijalankan dengan baik. Petugas arsip sudah ditunjuk tetapi sarana kearsipan tidak disediakan maka arsip tidak akan terkelola dengan baik. Sarana kearsipan tersedia, petugas arsip sudah ditunjuk, anggaran kearsipan tersedia tetapi ruang simpan arsip belum ada maka akan disimpan dimana arsip yang telah tertata, dan lain sebagainya. Maka seluruh sumber daya kearsipan tersebut hendaknya dipenuhi oleh organisasi.

Ketiga; Kebersamaan yaitu kebersamaan dalam pelaksanaan kearsipan, maksudnya kearsipan harus dikerjakan bersama-sama jangan hanya diserahkan ke unit kearsipan atau petugas arsip saja. Tidak cukup hanya menyadari dan mengatakan arsip itu penting. Kesadaran dan pernyataan seperti itu tidak ada artinya kalau tidak mau mengerjakan kearsipan bersama-sama. Pekerjaan kearsipan harus dikerjakan bersama-sama, pegawai yang mestinya terlibat dalam penyelenggaraan kearsipan harus melakukan pekerjaan sesuai dengan jobnya masing – masing.

Oleh karena itu perlu duduk bersama untuk menyamakan persepsi atau pemahaman bersama terkait sistem kearsipan yang akan digunakan. Bagaimana pelaksanaanya, siapa dan melaksanakan apa, harus dipahami bersama. Sehingga dalam pelaksanaanya tidak ada yang saling lempar pekerjaan yang menyebabkan roda kearsipan tidak berjalan normal, tetapi yang ada saling mengingatkan agar sistem berjalan sesuai dengan tahapan yang telah ditentukan.

Misalnya dalam pelaksanaan penciptaan arsip khususnya pembuatan arsip/naskah dinas. Kegiatan tersebut tidak cukup hanya diselesaikan oleh petugas arsip saja atau unit pengolah saja. Tetapi pejabat struktural maupun unit kearsipan harus ikut berperan karena ada pekerjaan-pekerjaan tertentu yang harus dikerjakan oleh struktural dan tidak dapat diwakilkan ke nonstruktural. Pertama, staf/konseptor di unit pengolah membuat konsep. Kedua, pimpinan unit pengolah mengoreksi isi/maksud konsep naskah dinas dan memaraf. Ketiga, sekretaris di unit kearsipan mengoreksi naskah dinas yang sudah diparaf oleh pimpinan unit pengolah dari sisi format dan redaksinya. Apabila sudah sesuai dengan ketentuan pedoman tata naskah dinas, lalu sekretaris mencantumkan paraf. Keempat, kepala dinas menandatangani naskah dinas.

Kegiatan membuat naskah dinas saja sudah melibatkan minimal 4 pegawai yang terdiri dari staf dan pejabat. Apabila 4 pegawai tersebut tidak kompak, tidak ada kebersamaan dalam pelaksanaan pembuatan arsip pasti akan ada hambatan bahkan kesalahan dalam pembuatan naskah dinas seperti naskah dinas yang tidak sempurna karena tidak menggunakan kertas yang semestinya. Seharusnya menggunakan kertas khusus yang tingkat keasamanya 7 karena informasinya penting bernilai kebuktian dan berjangka simpan panjang bahkan menjadi arsip permanen. Tetapi karena ketidaktahuan konseptor maupun pejabat struktural/pimpinan unit pengolah, dan pimpinan unit kearsipan yaitu sekretaris, maka arsip naskah dinas tersebut hanya menggunakan kertas biasa yang akan mengakibatkan kertas atau arsip mudah rusak. Oleh karena itu yang harus memahami kearsipan tidak hanya petugas arsip saja tetapi pejabat/pimpinan struktural juga harus memahami sehingga dapat menjalankan perannya dengan benar dalam semangat kebersamaan untuk melaksanaan kearsipan.

Penutup

Minimal ada tiga persyaratan yang harus dipenuhi oleh organisasi agar dapat melaksanakan pengelolaan arsip dengan benar yaitu pertama adanya kesadaran seluruh pegawai dalam organisasi bahwa arsip itu penting bahkan menjadi kebutuhan pokok dalam kehidupan organisasi. Kedua ketersediaan sumber daya kearsipan yang diperlukan untuk pelaksanaan pengelolaan arsip, dan ketiga adanya kebersamaan dalam pelaksanaan kearsipan. Ketiga syarat tersebut harus dipenuhi seluruhnya karena saling terkait. Memiliki kesadaran kearsipan saja tidak cukup tanpa dukungan sumber daya kearsipan dan semangat kebersamaan dalam pelaksanaan. Begitu juga sebaliknya semangat kebersamaan dalam pelaksanaan saja tidak cukup tanpa ada dukungan anggaran, sarana, maupun ruang simpan arsip. Dan memiliki sarana yang memadai dan anggaran yang cukup juga tidak menyelesaikan masalah apabila tidak ada arsiparis/petugas arsiparis yang menggerakan sumber daya sumber daya tersebut. Oleh karena itu ketiganya merupakan paket modal kesuksesan dalam penyelenggaraan kearsipan di lembaga pemerintah maupun perusahaan.