CATATAN KECIL TENTANG SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi)

Oleh Rusidi, S.IP, M.M.

Tahun 2018, dunia kearsipan di indonesia agak heboh dengan dikeluarkan kebijakan “satu aplikasi kearsipan”. Dimulai dari ditetapkannya Peraturan Presiden Nomor Nomor 95 Tahun 2018 tentang tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE), maka penyelenggaraan kearsipan di indonesia harus menyesuaikan dengan kebijakan tersebut. Maka pada tahun 2020 Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi mengeluarkan Keputusan Nomor 679 Tahun 2020 tentang Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis (AUBKD). Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi tersebut ditindaklanjuti oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, dengan mengeluarkan Peraturan Kepala ANRI Nomor 4 Tahun 2021 tentang Pedoman Implementasi Aplikasi SRIKANDI. Kemudian terkait implementasi aplikasi SRIKANDI, Menteri Dalam Negeri mengeluarkan Surat Edaran Nomor 100 Tahun 2022 tentang Klasifikasi dan Penerapan SRIKANDI.

SRIKANDI merupakan Aplikasi pengelolaan arsip dinamis yang dibuat oleh pemerintah pusat sebagai aplikasi nasional yang wajib digunakan oleh seluruh lembaga pemerintah di Indonesia. Menurut penulis, ada tiga catatan terkait aplikasi SRIKANDI tersebut:

Pertama; SRIKANDI Bukan Aplikasi Biasa

Aplikasi SRIKANDI merupakan aplikasi nasional. Aplikasi tersebut tidak hanya dibuat oleh lembaga kearsipan (ANRI) saja tetapi melibatkan 3 lembaga yang dibutuhkan untuk membuat dan menjalankan aplikasi dimaksud sesuai dengan fungsi lembaga masing-masing. Empat lembaga tersebut adalah:

1. Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi terkait Koordinasi dan Regulasi
2. Arsip Nasional Republik Indonesia terkait Penyusunan Proses Bisnis dan Data /Informasi Pengelolaan Arsip Dinamis
3. Kementerian Komunikasi dan Informatika terkait Pengembangan Aplikasi dan Penyediaan Infrastruktur Teknologi dan Informasi Komunikasi
4. Badan Siber dan Sandi Negara terkait Pengamanan Aplikasi dan Sertifikasi Elektronik

Begitu pula pelaksanaan SRIKANDI dilingkungan pemerintah daerah, tidak mungkin kalau hanya diampu oleh lembaga kearsipan saja karena untuk menjalankan aplikasi tersebut membutuhkan peralatan-peralatan/sumber daya diluar kewenangan dan fungsi lembaga kearsipan seperti jaringan, sumber daya manusia, tanda tangan elektronik, dan lain-lain. Oleh karena itu untuk keberhasilan penerapan SRIKANDI ditingkat daerah, pada umumnya juga melibatkan beberapa perangkat daerah yang terkait seperti:

1. Lembaga Kearsipan Daerah (Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah) bertanggungjawab terkait proses bisnis dan data pelaksanaan aplikasi SRIKANDI.
2. Dinas Komunikasi dan Informatika bertanggung jawab terkait tersedianya jaringan dan fasilitasi proses penerbitan Sertifikat Elektronik.
3. Biro Organisasi Sekretariat Daerah bertanggung jawab terkait penyusunan regulasi kelembagaan dan tata naskah dinas elektronik.
4. Badan Kepegawaian Daerah bertanggung jawab terkait terpenuhinya jumlah sumber daya manusia yang kompeten.
5. Dinas Pengelolaan Keuangan dan Aset bertanggung jawab terkait ketersediaan anggaran.
6. Badan Perencanaan Pembangunan Daerah bertanggung jawab terkait perencanaan usulan kebutuhan kegiatan.
7. Dan lian-lain

SRIKANDI aplikasi lintas batas. Lembaga apapun yang sudah masuk menjadi anggota SRIKANDI akan dapat komunikasi langsung secara cepat. Pengalaman penulis, dalam kondisi ideal, normal, dan bebas hambatan untuk mengirimkan naskah dinas antar daerah/propinsi mulai dari pembuatan konsep, pengendalian, verifikasi, penandantanganan, sampai pada pengiriman hanya membutuhkan waktu 10-15 menit.

Hal ini dapat terwujud apabila :

1. Seluruh “pemain” SRIKANDI memainkan perannya masing-masing. SRIKANDI tidak dapat dijalankan sendiri oleh arsiparis atau petugas arsip. Apabila ada pemain yang tidak disiplin maka harapan untuk kerja cepat, kerja akurat akan menjadi tersendat dan terlambat. Misalnya, naskah dinas sudah dikonsep oleh konseptor (kepala subbid/staf), sudah dikendalikan, lalu dikirim ke verifikator yaitu kepala bidang/pimpinan unit pengolah. Ternyata kepala bidang tidak membuka SRIKANDI yang berakibat naskah dinas belum diverifikasi sehingga surat berhenti di kepala bidang. Naskah dinas tidak dapat melanjutkan perjalanan ke verifikator kedua yaitu Sekretaris/pimpinan unit kearsipan maupun ke pimpinan instansi untuk pengesahan/penandatanganan secara elektronik yang berakibat terjadinya keterlambatan penyampaian informasi kepihak lain.
2. SRIKANDI tidak eror, jaringan tidak bermasalah. SRIKANDI aplikasi tingkat nasional, penggunanya ribuan bahkan bisa jutaan. Sampai tulisan ini dibuat, SRIKANDI masih sangat sering eror, sering “uwer-uwer” dan hal ini menjadi faktor keterlambatan, kemacetan, dan inefisiensi. Karena ketika pembuatan naskah dinas berproses, dan tiba-tiba SRIKANDI eror atau jaringan macet, maka hasil proses yang telah dilakukan akan hilang, tidak dapat dilanjutkan dan harus diulangi dari awal. Maka apabila sering terjadi eror atau kemacetan jaringan, bisa menjadi penyebab kegagalan lembaga dalam pencapaian tujuan.

Dengan demikian SRIKANDI memang bukan aplikasi biasa karena diperuntukan untuk semua lembaga di indonesia, pembuatan dan penerapannya dikawal/diampu lembaga-lembaga terkait sesuai kewenangan dan fungsinya. Dan dalam pelaksanaanya melibatkan seluruh pegawai dan membutuhkan tingkat kedisiplinan yang tinggi. Apabila semua bisa berjalan baik, maka aplikasi SRIKANDI akan menghasilkan sesuatu yang luar biasa salah satunya tingkat kecepatan dalam transaksi informasi antar lembaga sesama anggota SRIKANDI. Tetapi sebaliknya apabila terjadi eror atau kemacetan jaringan yang merupakan kebutuhan utama dalam penerapan aplikasi, maupun tidak adanya kedisiplinan dari para pegawai/ pemain dalam ber-SRIKANDI maka akan mengakibatkan kerugian yang luar biasa pula.

Kedua; SRIKANDI Harga Mati

Aplikasi SRIKANDI merupakan aplikasi nasional yang wajib digunakan oleh seluruh lembaga. Lembaga ditingkat pusat maupun ditingkat daerah yang selama ini, bahkan sudah bertahun-tahun menggunakan aplikasi buatan sendiri harus ditinggalkan dan mau tidak mau, suka tidak suka, harus beralih ke SRIKANDI. Apabila lembaga tidak menggunakan aplikasi SRIKANDI maka akan ada temuan dalam pengawasan kearsipan yang dilakukan oleh lembaga yang berwenang. Dengan demikian menggunakan SRIKANDI dalam pengelolaan arsip dinamis merupakan harga mati, kewajiban yang tidak bisa ditawar.

Ketiga; SRIKANDI Bikin Geli

Aplikasi SRIKANDI merupakan aplikasi pengelolaan arsip dinamis yang dimulai dari tahap penciptaan arsip yaitu pembuatan naskah dinas maupun penerimaan naskah dinas, pemberkasan, sampai pada penyusutan arsip. Sejak tahun 2021 sampai akhir tahun 2023, sudah keluar dua versi SRIKANDI yaitu SRIKANDI versi 1 dan SRIKANDI versi 2. Sampai SRIKANDI versi 2 masalah penciptaan arsip yang merupakan tahap dasar dalam manajemen kearsipan masih sering trobel. Sedangkan terkait pemberkasan dan penyusutan belum begitu tersentuh.

Setelah SRIKANDI versi 1 kemudian keluar SRIKANDI versi 2, konon akan keluar lagi SRIKANDI versi 3 di bulan Pebruari 2024. Mengapa Aplikasi SRIKANDI tidak bisa sekali jadi seperti yang direncanakan yaitu sebagai aplikasi pengelolaan arsip dinamis yang berisi tentang penciptaan sampai penyusutan sekaligus? Mengapa harus keluar versi 1, versi 2 dan seterusnya? Mungkin memang harus demikian prosesnya dalam membuat aplikasi. Hanya saja terkadang bikin geli karena sering ada perubahan, dan ditambah lagi jaringan yang sering macet, sering “uwer-uwer”. Semakin menggelikan lagi ketika sedang asyik ber-SRIKANDI, tiba-tiba si “uwer-uwer” datang dan menghilangkan seluruh proses yang sudah dilakukan, dan harus diulang lagi dari awal, padahal surat harus segera dikirim dan diselesaikan.

Penutup

Pembuatan Aplikasi SRIKANDI sebagai Aplikasi pengelolaan arsip dinamis yang diberlakukan secara nasional, tentu sudah melalui berbagai tahapan, kajian, dan pertimbangan yang sangat matang. Pasti sudah diperhitungkan keuntungan dan kerugian serta dampak atau resiko yang harus ditanggung oleh pemerintah ketika terjadi sesuatu dengan aplikasi tersebut. Oleh karena itu kebijakan dan program pemerintah ini harus didukung dan dilaksanakan dengan segala dinamikanya, sesuai harapan dan tujuan dibuatnya aplikasi tersebut yaitu untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, pengelolaan arsip menjadi lebih efektif dan transparan, pelayanan publik akan semakin berkualitas dan terpercaya. Semoga.