BADAN USAHA MILIK DAERAH DAN KEWAJIBAN KEARSIPAN

Oleh Rusidi, S.IP, M.M.

Badan Usaha Milik Daerah merupakan badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh Pemerintah Daerah melalui penyertaan secara langsung yang berasal dari kekayaan Pemerintah Daerah yang dipisahkan^[1]. Setiap Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) memiliki visi misi sesuai dengan bidang usahanya masing-masing. Dalam menjalankan usahanya BUMD melakukan kegiatan maupun transaksi sesuai dengan SOP (Standart Operasional Prosedur) yang telah ditetapkan maupun ketentuan – ketentuan adminsitrasi lainnya. Bukti-bukti rekaman pelaksanakan kegiatan maupun transaksi yang dilakukan BUMD dalam rangka menjalankan usahanya disebut arsip. Apapun media rekam yang digunakan, apabila didalamnya berisi informasi atau data sebagai hasil samping dari kegiatan adminsitrasi organisasi disebut arsip. Dengan demikian arsip akan tumbuh dan berkembang sesuai dengan banyak sedikitnya kegiatan yang dilakukan. Keanekaragaman arsip yang tercipta tergantung pada jenis usaha yang dilakukan oleh perusahaan. Semakin banyak jenis usaha yang dilakukan akan semakin banyak pula jenis arsip yang tercipta.

Sebagai rekaman kegiatan dan bukti transaksi yang tercipta bersamaan dengan terjadinya peristiwa maka apapun informasi yang terekam dalam arsip adalah informasi yang nyata, terpercaya, apa adanya dan tidak dapat dibantah kebenaranya. Maka keberadaan dan kebutuhan arsip bagi BUMD adalah mutlak, artinya perusahaan akan mengahadapi masalah apabila arsip diterlantarkan dan tidak dikelola dengan baik sesuai ketentuan perundangan yang berlaku. Apabila arsip tentang akta pendirian perusahan hilang, BUMD akan terancam keberadaannya. Apabila arsip tentang tanah dan bangunan yang ditempati hilang, perusahaan akan kehilangan asset. Apabila arsip tentang MOU yang masih berlaku hilang, perusahaan akan menghadapi masalah hukum. Apabila arsip penawaran sulit ditemukan pada saat diperlukan untuk pengambilan keputusan, perusahaan akan kehilangan kempatan atau kalah dalam persaingan, dan lain sebagainya.

Oleh karena itu agar perusahaan terhindar dari permasalahan-permasalahan sebagaimana dicontohkan diatas maka BUMD harus melaksanakan kewajiban kearsipan sebagaimana yang diamanatkan dalam undang-undang kearsipan nomor 43 tahun 2009 yang pelaksanaanya diatur dalam peraturan pemerintah nomor 28 tahun 2012 dan peraturan – peraturan teknis lainnya, dan menyiapkan sumberdaya kearsipan yang diperlukan untuk melaksanakan kewajiban kearsipan dimaksud.

Kewajiban Kearsipan

Dalam kehidupan BUMD tidak dapat terlepas dari arsip. Arsip tercipta secara otomatis, natural, apa adanya karena kebutuhan perusahaan. Maka selaku pencipta arsip, perusahaan berkewajiban melakukan pengelolaan arsip sejak arsip:

1. Dibuat dan diterima

Yaitu ketika BUMD membuat arsip seperti membuat surat keluar untuk ditujukan kepada pihak lain harus sesuai dengan peraturan pembuatan surat yang lebih dikenal dengan tata naskah dinas yaitu ketentuan yang mengatur tentang tata cara pembuatan naskah dinas yang meliputi penggunaan kop, stempel, penggunaan kertas, kewenangan pendatanganan, penomoran, pengetikan, dan lain-lain sehingga tercipta arsip yang sah dan dapat dipertanggungjawaban. Kemudian ketika BUMD menerima arsip atau naskah dinas dari luar atau pihak lain harus dikendalikan sesuai dengan SOP atau ketentuan yang berlaku sehingga arsip tersebut segera dapat ditindaklanjuti dan diselesaikan oleh unit kerja atau pejabat yang berwenang.

2. Diberkaskan

Yaitu setelah arsip dibuat kemudian dikirim ke alamat tujuan maupun setelah arsip atau naskah diterima kemudian dikendalikan dan ditindaklanjuti, selanjutnya diberkaskan berdasarkan klasifikasi arsip. Melalui klasifikasi arsip, naskah atau arsip yang informasinya sama atau terkait akan bergabung secara sistematis sehingga terbentuk berkas yang lengkap atau utuh.

3. Disimpan

Yaitu arsip yang sudah memberkas selanjutnya disimpan dengan menggunakan sarana yang sesuai seperti map gantung dan filing cabinet untuk arsip yang masih aktif. Sedangkan arsip yang sudah inaktif disimpan dengan menggunakan bok arsip dan rak dan ditata di rak arsip diruang simpan arsip inaktif yang disebut record center.

4. Digunakan

Yaitu pemanfaatan arsip untuk oprasional pelaksanaan kegiatan BUMD maupun untuk kepentingan eksternal yaitu pihak luar seperti pengawas, kejaksaan dan lain sebagainya. Maka BUMD dalam memberikan layanan penggunaan arsip harus sesuai ketentuan agar tidak merugikan perusahaan maupun pihak lain. Tidak semua arsip dinamis boleh diakses oleh publik. Arsip-arsip tertentu yang apabila diketahui oleh pihak lain akan merugikan perusahaan maka tidak boleh dipinjamkan. Hanya arsip-arsip yang mengandung informasi yang sifatnya umum/terbuka yang boleh dipinjamkan kepada pihak luar seperti penawaran, produk baru, dan lain-lain yang sejenis. Oleh karena itu untuk kepentingan penggunaan atau peminjaman arsip dinamis BUMD harus membuat peraturan yang berisi tentang jenis arsip yang boleh diakses oleh publik dan yang bersifat terbatas atau terbuka. Peraturan tersebut sekaligus sebagai payung hukum bagi BUMD dalam memnberikan layanan arsip dinamis kepada publik.

5. Dinilai

Yaitu melakukan penilaian arsip setelah masa simpan arsip berakhir berdasarkan jadwal retensi arsip guna untuk memastikan apakah arsip yang bernasib akhir musnah sudah waktunya untuk dimusnahkan, dan arsip yang bernasib akhir permanen sudah waktunya untuk diserahkan ke lembaga kearsipan atau belum. Sebelum dilakukan pemusnahan maupun penyerahan arsip harus dilakukan penilaian karena jadwal retensi arsip bukan alat ekskusi tetapi sarana pembatas berapa tahun arsip harus didimpan dan nasib akhir arsip yang berangkutan. Ekskusi arsip boleh dimusnahkan atau tidak, boleh diserahkan atau tidak tergantung hasil penilaian arsip.

6. Dimusnahkan atau diserahkan

Yaitu melakukan pemusnahan arsip atau penyerahan arsip berdasarkan hasil penilaian. Pemusnahan maupun penyerahan arsip dilakukan terhadap arsip yang sudah memenuhi persyaratan untuk dimusnahkan maupun diserahkan.

Sedangkan berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009, BUMD mempuyai kewajiban kearsipan sebagai berikut:

1. Membentuk unit kearsipan (pasal 16 ayat 2), yang memiliki fungsi; pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya, pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi, pemusnahan arsip di lingkungannya, penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta ke lembaga kearsipan, pembinaan dan pengevalusian penyelenggaraan kearsipan.
2. Mengelola arsip dinamis meliputi penciptaan arsip, penggunaan dan pemeliharaan, dan penyusutan (pasal 40 ayat 2).
3. Membuat pedoman Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip (pasal 40 ayat 4).
4. Menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang dikelolanya (pasal 40 ayat 5).
5. Membuat/mengatur dan mendokumentasikan proses pembuatan dan penerimaan arsip secara akurat (pasal 41 ayat 4) .
6. Menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak (pasal 42 ayat 1).
7. Membuat daftar arsip dinamis yang terjaga maupun arsip umum (pasal 42 ayat 2).
8. Menjaga keutuhan, kemanan, dan keselamatan arsip terjaga (pasal 42 ayat 3).
9. Menjaga kerahasiaan arsip tertutup (pasal 44 ayat 1 dan 2).
10. Membuat prosedur pelayanan minimal dan menyediakan fasilitas untuk kepentingan penggunaan arsip (pasal 44 ayat 3).
11. Memelihara arsip sesuai standar pemeliharaan untuk menjamin keamanan informasi dan fisik arsip (pasal 45).
12. Membuat Jadwal Retensi Arsip dan ditetapkan oleh pimpinan (pasal 48 ayat 1).
13. Membuat program arsip vital (pasal 56 ayat 1) yang meliputi identifikasi, perlindungan dan pengamanan, dan penyelamatan dan pemulihan.
14. Mengelola arsip yang diciptakan oleh pihak ketiga yang diberi pekerjaan berdasarkan perjanjian kerja setelah pihak ketiga mempertanggungjawabkan kegiatannya kepada pemberi kerja dan lembaga lain yang terkait (pasal 58 ayat 1 dan 2).

Sumber Daya Kearsipan

Untuk melaksanakan kewajiban kearsipan sebagaimana diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009, BUMD harus memiliki sumber daya kearsipan. Tidak mungkin BUMD dapat mengelola arsip secara benar dan baik tanpa dukungan sumber daya yang memadai. Sumber daya kearsipan yang diperlukan untuk penyelenggaraan kearsipan di BUMD yaitu:

1. Regulasi/pedoman pelaksanaan

Pedoman pelaksanaan kearsipan sejak arsip diciptakan sampai disusutkan harus disusun oleh perusahaan sebagai dasar pelaksanaan sehingga ada kemudahan, keseragaman dan konsistensi dalam pelaksanan kearsipan di perusahaan. Empat pedoman kearsipan yang wajib disusun oleh perusahaan yaitu:

1. Tata Naskah Dinas/tata persuratan yaitu pedoman tentang tata cara pembuatan naskah dinas yang digunakan untuk dasar pembuatan naskah dinas
2. Klasifikasi Arsip yaitu pedoman yang berisi tentang pengelompokan arsip yang diwujudkan dalam kode klasifikasi arsip yang digunakan sebagai dasar pemberkasan arsip maupun penyimpanan arsip.
3. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis yaitu pedoman yang berisi tentang jenis arsip apa saja yang dimiliki perusahaan, arsip apa saja yang boleh diakses atau digunakan oleh publik, siapa yang mempunyai kewenangan memberikan akses, arsip apa yang yang tidak boleh diakses oleh publik dan apa alasannya arsip tersebut bersifat tertutup untuk publik. Pedoman ini sebagai dasar perusahaan dalam memberikan layanan arsip dinamis untuk kepentingan internal maupun eksternal.
4. Jadwal Retensi Arsip yaitu pedoman yang berisi tentang jenis arsip yang dimiliki perusahaan, umur simpan aktif, umur simpan inaktif, dan nasib akhir. Pedoman ini digunakan untuk memberikan batasan waktu berapa tahun arsip yang berdangkutan harus disimpan, dan nasib akhirnya musnah atau permanen.

Dari empat regulasi atau pedoman tersebut, tiga diantaranya yang serupa dan sangat terkait satu sama lainya yaitu Klasifikasi Arsip, Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis, dan Jadwal Retensi Arsip. Ketiganya mengatur atau berisi tentang jenis arsip. Maka tiga regulasi ini bisa dibuat dalam “satu tarikan napas”.

2. Peralatan kearsipan

Peralatan arsip merupakan sarana yang diperlukan untuk menata maupun menyimpan arsip. Peralatan kearsipan yang dibutuhkan perusahaan harus disesuaikan dengan jenis atau media arsip yang digunakan. Secara umum peralatan kearsipan terdiri dari:

1. Folder
2. Map gantung
3. Filing cabinet
4. Almari arsip
5. Bok arsip
6. Odner
7. Rak arsip, dll

3. Ruang simpan arsip / record center

Perusahaan harus memiliki ruang simpan arsip secara khusus yaitu bangunan yang khusus untuk menyimpan arsip inaktif. Ruang simpan ini harus dibuat yang luas karena karena akan diisi arsip atau digunakan untuk menerima arsip inaktif dari semua unit – unit pengolah yang ada dalam perusahaan. Sedapat mungkin dalam membangun ruang simpan arsip, perusahaan memperhatikan beberapa pertimbangan seperti jumlah atau tingkat pertumbuhan arsip, keamanan lokasi, kemudahan akses, dan lain-lain

4. Anggaran kearsipan

Perusahaan harus mengeplot anggaran khusus untuk penyelenggaraan kearsipan. Anggaran tersebut digunakan antara lain untuk:

• Pengadaan

Pengadaan peralatan kearsipan seperti yang telah diuraikan di atas termasuk Alat Tulis Kantor (ATK) misalnya untuk pengadaan kertas termasuk kertas dengan kualitas tertentu. Kertas termasuk peralatan kearsipan karena digunakan untuk membuat arsip pada tahap penciptaan.

• Pelaksanaan sistem kearsipan

Dalam pelaksanaan sistem kearsipan tidak bisa terlepas dari anggaran. Ketika perusahaan akan melaksanakan penyusutan arsip harus melakukan koordinasi dengan unit – unit pengolah dalam di lingkungan perusahaan bahkan perlu mengundang lembaga kearsipan setempat dan instansi terkait sehingga dibutuhkan anggaran untuk rapat. Bahkan dalam rangka penyusutan harus dilakukan penilaian arsip yang membutuhkan anggaran untuk narasumber atau Tim Penilai Arsip, disamping anggaran rapat pembahasan maupun pleno hasil penilaian.

• Pelatihan/Bimtek kearsipan

Anggaran ini diperlukan untuk penyegaran dan peningkatkan kapasitas/kemampuan petugas. Apalagi kearsipan bukan ilmu pasti tetapi ilmu sosial yang sering mengalami perubahan sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi sehingga penyegaran bagi para pengelola arsip sangat diperlukan

• Tunjangan kesehatan petugas

Anggaran untuk kesehatan petugas arsip perlu dipikir secara serius khususnya bagi perusahaan yang masih memiliki arsip dalam kondisi tidak teratur/tidak tertata. Banyak kasus diberbagai lembaga, para pengelola kearsipan terganggu kesehatannya seperti batuk, gatal-gatal, sesak napas, dan lain-lain ketika melakukan pengolahan arsip tidak teratur yang disebabkan oleh debu, bau, hewan-hewan kecil, dan lain-lain. Hal ini bisa dimengerti karena arsip tidak teratur biasanya disimpan di gudang yang tidak terpelihara dan bercampur dengan barang-barang non arsip

5. Arsiparis/pengelola arsip

Pekerjaan kearsipan bukan pekerjaan sampingan melainkan pekerjaan pokok organisasi karena organisasi tidak dapat terlepas dari kegiatan administrasi. Oleh karena itu harus diangkat pegawai khusus untuk mengerjakan pekerjaan – pekerjaan kearsipan antara lain; menciptakan arsip yaitu mengendalikan dalam pembuatan naskah dinas maupun penerimaan arsip, memberkaskan dan membuat daftar arsip, menata dan menyimpan arsip, menemukan kembali arsip sewaktu-waktu diperlukan, menata dan menyimpan arsip agar aman, memelihara dan merawat arsip agar tidak rusak, menyeleksi arsip aktif dan inaktif, menilai arsip yang akan dimusnahkan dan diserahkan, dan melakukan penyerahan arsip. Dengan demikian keberadaan arsiparis atau petugas arsip diperusahaan tidak dapat ditawar, karena kalau sumber daya tersebut tidak dipenuhi maka pekerjaan-pekerjaan kearsipan tidak ada yang menjalankan

Penutup

     Arsip ibarat urat nadi perusahaan karena tanpa arsip perusahaan akan mengadapi masalah besar seperti pembubaran perusahaan, kalah dalam persaingan, kehilangan hak-hak perusahaan, kalah dalam urusan hukum, minimal akan terhambat dalam pelaksanaan kegiatan oprasional perusahaan. Oleh karena perusahaaan harus mengelola arsipnya dengan baik yang mampu menjamin kemudahan dalam penemuan, keamanan, dan keselamaatn fisik maupun informasinya. Dan untuk mewujudkan hal tersebut, perusahaan harus memenuhi sumber daya kearsipan yang diperlukan.

---

[1] Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1