ARSIP LAPORAN AUDIT KEARSIPAN EKSTERNAL: TERTUTUP ATAU TERBUKA?

Oleh Rusidi, S.IP, M.M.

1. Pendahuluan

Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip, ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, terwujudnya pengelolaan arsip yang andal, pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan, keselamatan dan keamanan arsip, keselamatan aset nasional dan mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional, serta meningkatkan kualitas pelayanan publik (Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

Dalam rangka untuk mewujudkan tujuan tersebut, maka penyelenggaraan kearsipan harus sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan. Oleh karena itu, untuk menjamin bahwa pencipta arsip dalam menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan peraturan perundang-undangan, maka perlu dilaksanakan pengawasan kearsipan, yaitu proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan yang dilakukan melalui kegiatan audit kearsipan dengan tahapan identifikasi masalah, analisis, dan evaluasi bukti yang dilakukan secara independen, objektif, dan profesional berdasarkan standar kearsipan untuk menilai kebenaran, kecermatan, kredibilitas, efektivitas, efisiensi, dan keandalan penyelenggaraan kearsipan.

2. Maksud dan Tujuan Audit Kearsipan

Maksud audit kearsipan adalah untuk menilai sejauh mana lembaga memenuhi prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana yang diatur di dalam peraturan perundang-undangan kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan di lingkungan lembaga. Sedangkan tujuan dari pelaksanaan audit kearsipan adalah untuk menciptakan tertib arsip dalam rangka transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan serta penyelamatan arsip sebagai memori kolektif.

3. Ruang LingkupAudit Kearsipan

Ruang lingkup kegiatan audit kearsipan meliputi:

1. Aspek Kebijakan, meliputi:
   1. Komponen Pemenuhan, yang meliputi:
      1. Tata Naskah Dinas;
      2. Klasifikasi Arsip;
      3. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis;
      4. Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif;
      5. Jadwal Retensi Arsip Substantif;
      6. Program Arsip Vital; dan
      7. Kebijakan Pengorganisasian Kearsipan;
   2. Komponen Reform, untuk menilai upaya lebih yang dilakukan oleh Pemerintahan Daerah dalam menetapkan kebijakan di lingkungan internal antara lain Kebijakan Penyelenggaraan Kearsipan, Arsip Terjaga, penerapan SRIKANDI, dan Alih Media.
2. Aspek Pembinaan, yang meliputi:
   1. Komponen Kewajiban, untuk menilai kewajiban Pemerintahan Daerah dalam melaksanakan kegiatan pembinaan kearsipan meliputi pembinaan kearsipan kepada masyarakat, BUMD dan perusahaan swasta, melaksanakan pengawasan eksternal terhadap kabupaten/kota, melaksanakan pengawasan internal terhadap perangkat daerah di lingkungannya. Pembinaan pengelolaan arsip vital, arsip aset, dan melakukan percepatan penggunaan Aplikasi SRIKANDI.
   2. Komponen Reform, untuk menilai upaya lebih yang dilakukan Pemerintahan Daerah dalam melaksanakan kegiatan pembinaan kearsipan di lingkungannya seperti pemberian penghargaan, pembinaan kearsipan terhadap swasta dan masyarakat, pembinaan dalam rangka penyusunan pedoman terhadap LKD dan BUMD, pengelolaan arsip terjaga, dan GNSTA.
3. Aspek Pengelolaan Arsip Inaktif dengan Retensi Sekurang-Kurangnya 10 (Sepuluh) tahun, yang meliputi:
   1. Komponen Kewajiban, untuk menilai kewajiban Pemerintahan Daerah dalam mengelola arsip inaktif dengan retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang meliputi penataan, pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan.
   2. Komponen Reform, untuk menilai upaya lebih yang dilakukan oleh Pemerintahan Daerah dalam pengelolaan arsip inaktif dengan retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun dalam penggunaan SRIKANDI dalam kegiatan kearsipan.
4. Aspek Pengelolaan Arsip Statis, yang meliputi:
   1. Komponen Kewajiban, untuk menilai kewajiban Pemerintahan Daerah dalam mengelola arsip statis yang meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, layanan, dan keikutsertaan sebagai simpul jaringan pada JIKN.
   2. Komponen Reform, untuk menilai upaya lebih yang dilakukan oleh Pemerintahan Daerah dalam pengelolaan arsip statis antara lain pembuatan Daftar Pencarian Arsip (DPA), pameran fisik, dan mengajukan arsip statis sebagai Memori Kolektif Bangsa (MKB).
5. Aspek Sumber Daya Kearsipan, yang meliputi:
   1. Komponen Kewajiban, untuk menilai kewajiban Pemerintahan Daerah dalam penyediaan sumber kearsipan di lingkungannya yang meliputi pelaksanaan tugas lembaga kearsipan, sumber daya manusia kearsipan, prasarana dan sarana serta pendanaan kearsipan.
   2. Komponen Reform, untuk menilai upaya lebih yang dilakukan oleh Pemerintahan Daerah dalam penyediaan maupun peningkatan kualitas dan kompetensi sumber daya kearsipan di lingkungannya antara lain seperti pembentukan organisasi profesi, penggunaan teknologi informasi, pendanaan, dan pengelolaan arsip terjaga.

4. Hasil Audit Kearsipan

Hasil dari audit kearsipan adalah Laporan Audit Kearsipan Eksternal yangb berisi tentang :

1. Bab I Pendahuluan terdiri dari: latar belakang, dasar hukum, maksud dan tujuan, ruang lingkup, penilaian hasil pengawasan, dan petugas pelaksana.
2. Bab II Uraian Hasil Pengawasan Kearsipan Eksternal yang berisi nomor urut, aspek/komponen/pernyataan, kondisi faktual, level, catatan tim pengawas, dan rekomendasi.
3. Bab III Kesimpulan, yaitu berisi tentag hasil atau nilai pengawasan yang terdiri dari: 90 s.d. 100 kategori AA (Sangat Memuaskan), 80 s.d 90 kategori A (Memuaskan), 70 s.d 80 kategori BB (Sangat Baik), 60 s.d 70 kategori B (Baik), 50 s.d 60 kategori CC (Cukup), 30 s.d 50 kegori C (Kurang); dan 0 s.d 30 kategori D (Sangat Kurang).

5. Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip LAKE

Klasiifkasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis adalah pengkategorian/penggolongan arsip dinamis berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, publik dan perorangan. Klasifikasi tersebut harus dibuat oleh setiap pencipta arsip sebagai dasar untuk memberikan layanan arsip dinamis.

LAKE berisi tentang informasi latar belakang perlunya dilaksanakan pengawasan kearsipan, dasar hukum, maksud dan tujuan, ruang lingkup, penilaian hasil pengawasan, petugas pelaksana, uraian hasil pengawasan kearsipan eksternal yang terdiri dari nomor urut, aspek/komponen/pernyataan, kondisi faktual, level, catatan tim pengawas, rekomendasi, dan kesimpulan yang berisi tentang hasil atau nilai pengawasan.

Berdasarakan isi informasi dan data tersebut maka LAKE merupakan dokumen/arsip yang bersifat terbuka dengan beberapa pertimbangan/alasan yaitu:

1. Berupa laporan hasil audit tentang penyelenggaraan kearsipan.
2. Isi laporan tentang pelaksanaan kearsipan dan kepemilikan sumber daya kearsipan serta nilai yang mencerminkan tingkat/kualitas pengelolaan arsip maupun sumber daya kearsipan yang dimiliki.
3. Maka informasinya berguna bagi pihak lain untuk referensi dan lain-lain.
4. Maka tidak termasuk informasi yang rahasia karena tidak akan merugikan/mengganggu pelaksanaan pekerjaan lembaga.
5. Maka sesama lembaga yang diawasi boleh saling meminjam /menggunakan arsip/dokumen tentang LAKE.

Dengan terbukanya arsip/dokumen tentang LAKE maka ada beberapa keuntungan antara lain:

1. Antar lembaga bisa saling belajar untuk berbagai praktik baik/best practices sehingga terbangun semangat untuk maju bersama.
2. Tim pengawas akan lebih hati-hati untuk melakukan penilaian seobyektif mungkin karena hasil penilaian akan “diawasi” oleh seluruh “peserta lomba” maupun masyarakat
3. Akan terbangun semangat untuk maju bersama, buka sebaliknya persaingan yang tidak sehat.
4. Tim pengawas akan berusaha untuk menjadi pengawas yang profesional dan bertanggung jawab
5. Tidak akan ada peserta lomba yang merasa dirugikan dan terzalimi dengan keputusan tim pengawas

6. Penutup

Pengawasan kearsipan merupakan salah satu kekuatan bidang kearsipan. Apabila tidak dilaksanakan secara profesional dan transparan, maka hasilnya akan sebaliknya, tidak akan menguatkan tetapi melemahkan. Maka dengan sifat keterbukaan arsip/dokumen LAKE, semoga pengawasan benar-benar menjadi salah satu kekuatan yang besar dalam penyelenggaraan kearsipan.