ARSIP BARANG MEWAH BUKAN BARANG MURAH

Oleh Rusidi, S.IP, M.M.

Kearsipan dan kelembagaan atau arsip dan organisasi ibarat dua sisi mata uang yang tidak bisa di pisahkan. Dimana ada organisasi maka disitu akan lahir arsip sebagai bukti bahwa ada kehidupan dalam organisasi. Bahkan ketika organisasi dibentuk saat itu pula arsip tercipta sebagai bukti keberadaan organisasi. Oleh karena itu mustahil dalam kehidupan organisasi tidak ada arsip yang tercipta. Karena arsip akan lahir dengan sendirinya, secara alamiah dan otomatis sebagai akibat dilaksanakannya peraturan-peraturan yang menjadi dasar organisasi dalam menjalankan kehidupannya.

Arsip merupakan rekaman informasi sekaligus bukti pelaksanaan kegiatan organisasi. Dengan demikian, arsip bagi organisasi bukan sekedar penting melainkan menjadi kebutuhan. Karena arsip akan menjadi bukti keberadaan, kepemilikan, eksistensi, dan legalitas organisasi. Dengan demikian tanpa arsip organisasi akan menghadapi masalah yang besar bahwa organisasi akan dimatikan/dibubarkan karena tidak mendapatkan pengakuan

Bagi pemerintah, arsip merupakan aset yang berharga, barang mewah yang wajib dilindungi, dikelola dan dilestarikan keberadaannya dengan baik dan benar, sebagai bukti penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan serta bukti sejarah perjalanan bangsa. Beberapa indikator yang menunjukan pemerintah memanjakan kearsipan, menganggap arsip sebagai aset yang berharga dan barang yang mewah antara lain:

1. Pemerintah mengeluarkan Undang-Undang Khusus yang mengatur tentang Kearsipan yaitu Undang-Undang Nomor Undang Nomor 19 Prps. Tahun 1961, Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971, dan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
2. Pemerintah membentuk lembaga khusus untuk mengurus bidang kearsipan yaitu Arsip Nasional Republik Indonesia, Arsip daerah Propinsi, Arsip Daerah Kabupaten/Kota, dan Arsip Perguruan Tinggi
3. Pemerintah mengangkat pejabat khusus untuk mengelola kearsipan yaitu Arsiparis
4. Pemerintah melakukan pengawasan penyelenggaraan kearsipan sebagaimana diatur dalam Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 Tentang Pengawasan Kearsipan
5. Pemerintah memberi sanksi dan ancaman pidana terhadap penyalahgunaan dan kejahatan kearsipan yang diatur dalam Pasal 78 – 88 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
6. Pemerintah membuka lembaga pendidikan/jurusan pendidikan kearsipan dibeberapa perguruan tinggi termasuk jurusan perkantoran (kearsipan) di Sekolah Menengah Kejuruan (SMK)
7. Pemerintah menjadikan urusan kearsipan sebagai urusan wajib yaitu diatur dalam Undang-undang RI Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah
8. Pemerintah memberikan penghargaan kepada lembaga yang mengelola kearsipannya dengan baik berdasarkan hasil pengawasan/audit kearsipan
9. Pemerintah memberikan penghargaan kepada personal yang mau menyerahkan arsip yang dalam pencarian sebagaimana diamanatkan pada Pasal 73 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
10. Pemberintah memberikan perhatikan khusus terhadap kearsipan apabila terjadi bencana atau musibah yang mengacam keberadaan arsip sebagaimana diatur dalam Pasal 34-35 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
11. Pemerintah membentuk organisasi profesi bidang kearsipan yaitu Asosiasi Arsiparis Indonesia yang dideklarasikan pada 14 Agustus 1998 di Jakarta oleh peserta pemilihan arsiparis teladan tingkat nasional dan para pejabat struktural pendampingnya
12. Pemerintah menjadikan tanggal 18 Mei sebagai hari kearsipan

Perhatian pemerintah terhadap kearsipan bukanlah sesuatu yang berlebihan karena keberadaan arsip memang penting dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Bahkan arsip menjadi kebutuhan dalam mewujudkan penyelenggaraan pemerintahan yang bersih dan pembangunan yang berkesinambungan.

Melalui perhatian pemerintah dimaksud, diharapkan penyelenggaraan kearsipan dapat ^[1]:

1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional;
2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
3. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
4. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
5. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;
6. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
7. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan
8. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Melalui penyelenggaraan kearsipan yang baik, arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat berbangsa dan bernegara diharapkan dapat terselamatkan dan terlestarikan.

---

[1] Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, pasal 3.