Oleh Rusidi, S.IP, M.M.
Kearsipan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia berasal dari kata dasar arsip yang diberi awalan ke- dan akhiran -an yang artinya perihal arsip. Drs A.W. Widjaja dalam bukunya Administrasi Kearsipan: Suatu Pengantar,[1] mendifinisikan Kearsipan sebagai pekerjaan administrasi berkenaan dengan menerima warkat, mengelola warkat, dan menyimpan warkat. Warkat adalah semua benda-benda kertas tertulis. Warkat atau Arsip (record) adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang itu (Basir Barthos, 1998 ; 1).[2] Sedangkan Drs Sularso Mulyono, dkk, mendifinisikan kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat tiga unsur pokok yang meliputi penyimpanan (storing), penempatan (placing), dan penemuan kembali (finding).[3]
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009, Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. Beberapa pengertian arsip menurut pakar dan peraturan perundangan sebagai berikut :
- Menurut George R. Terry dalam bukunya ”Office Management and Control” mengatakan; Kearsipan (Filing) adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) apabila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat.[4]
- Dra. Sedamaryanti dalam bukunyaTata Kearsipan Dengan Mamanfaatkan Teknologi Modern,[5]mengatakan bahwa arsip merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi. Apabila arsip yang dimiliki oleh organisasi kurang baik pengelolaannya maka akibatnya akan mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi sehingga organisasi yang bersangkutan akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan. Arsip sebagai sumber ingatan bagi suatu organisasi karena arsip menampung beraneka ragam bahan informasi yang berguna. Bahan informasi yang penting harus selalu diingat dan bila diperlukan harus dengan cepat dan tepat dapat disajikan setiap saat, dalam rangka membantu memperlancar pengambilan keputusan.
- Menurut Undang-Undang Dokumen Perusahaan Nomor 8 Tahun 1997 pasal 1, yang dimaksud dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.
- Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.[6]
- Arsip merupakan hasil samping (byproduct) dari tindakan yang dilakukan oleh organisasi yang pada umumnya berkaitan dengan fungsi, kegiatan, dan transaksi.[7]
Dari beberapa definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa arsip merupakan rekaman informasi sekaligus bukti, apa saja yang telah dilakukan oleh organisasi dalam usahanya melaksanakan fungsi guna mencapai tujuan organisasi. Informasi yang terkandung dalam arsip akan mencerminkan apapun yang telah dilakukan oleh organisasi. Dengan demikian arsip dapat menjadi bukti otentik yang nyata dan terpercaya, tidak dapat dibantah kebenaran informasinya karena tercipta secara otomatis, dengan sendirinya seiring dengan terjadinya peristiwa.
Arsip sebagai rekaman pelaksanaan kegiatan yang dilakukan organisasi maka informasi yang terkandung didalamnya memiliki beberapa kekhasan yang tidak dimiliki oleh sumber informasi lain yaitu :
- Pertama, informasi arsip mencerminkan fungsi organisasi. Hal ini akan membedakan antara arsip yang dimiliki satu organisasi dengan organisasi lainnya. Beda fungsi organisasi akan beda pula arsip yang tercipta baik jenisnya maupun ragam informasinya.
- Kedua,informasi arsip tercipta secara alamiah, natural, apa adanya, tidak disengaja. Hal ini yang akan membedakan dengan sumber informasi lainnya seperti bahan pustaka atau buku yang sengaja diciptakan dengan salah satu tujuannya untuk mencerdaskan kehidupan bangsa. Sedangkan arsip tercipta dengan sendirinya karena ketentuan dan kebutuhan administrasi.
- Ketiga, informasi arsip sesuai dengan apa yang dilakukan dan ditransaksikan organisasi. Secara umum arsip yang dimiliki organisasi terdiri dari arsip fasilitatif dan arsip substantif. Arsip fasilitatif adalah arsip yang berisi informasi yang bersifat sebagai penunjang atau pendukung pelaksanaan fungsi organisasi seperti arsip kerumahtanggaan, keuangan, kepegawaian, termasuk didalamnya arsip tentang seluk beluk keberdaaan organisasi. Bagaimana organisasi dibentuk, maksud dan tujuan, dan visi misinya. Kedua arsip substantif yaitu arsip yang mengandung informasi tentang bagaimana roda organisasi dijalankan guna mencapai tujuan. Arsip substantif berisi tentang informasi tentang program kegiatan, perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, hambatan yang dihadapi, hasil yang ditelah dicapai, dan kebijakan-kebijakan yang dikeluarkan maupun strategi yang digunakan untuk mewujudkan tujuan.
Dengan melihat keistimewaan dan keunikan – keunikan informasi yang terekam dalam arsip tersebut, maka arsip bukan sekedar penting dalam kehidupan organisasi melainkan sudah menjadi kebutuhan pokok karena keberadaan arsip menjadi bukti keradaan organisasi, kepemilikan, bukti kinerja organisasi, bukti sejarah perjalan organisasi, dan memory organisasi. Sehingga apabila informasi tersebut tidak tersajikan sewaktu dibutuhkan pasti akan menghambat dalam pengambilan keputusan maupun dalam pelaksanaan pekerjaan maupun pengawasan yang dapat menggagalkan pencapaian tujuan organisasi. Apabila bukti keberdaan maupun kepemilikan hilang, maka organisasi akan terancam dibubarkan, tidak diakui keberadaanya, dan akan kehilangan hak-haknya. Oleh karena itu organisasi harus melakukan pengelolaan kearsipan dengan baik agar terlindungi keberadaan dan aset-aset yang dimiliki serta kebutuhan arsip untuk kelangsungan hidup dan kemajuan organisasi terpenuhi.
[1] Drs A.W. Widjaja dalam bukunya Administrasi Kearsipan, suatu pengantar, PT RajaGrafindo Persada Jakarta, 1993, hal 1
[2] Drs Basir Barthos dalam bukunya Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negera , Swasta, dan Perguruan Tinggi,bumi aksara , jakaarta, 1989, hal 1)
[3] Drs sularso mulyono, Drs Muhsin, Drs Marimin, Dasar-dasar kearsipan, liberty Yogyakarta, 1984 ; 3)
[4] Drs sularso mulyono, Drs Muhsin, Drs Marimin, Dasar-dasar kearsipan, liberty Yogyakarta, 1984 ; 3)
[5] Dra. Sedamaryanti dalam bukunya Tata Kearsipan Dengan Mamanfaatkan Teknologi Modern, Yayasan Bina Administrasi (YBA), Ikatan Alumni STIA-LAN RI 1990 ; 8)
[6] Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 pasal 1
[7] Drs Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis, penyusutan dan pemeliharaan arsip., pustaka sinar harapan, jakarta, 1990 ; 11)
Leave a Reply