ARSIP TIDAK TERATUR DAN ANCAMAN HUKUMAN

Oleh Rusidi, S.IP, M.M.

LATAR BELAKANG

Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan sudah ditindaklanjuti dengan Pedoman Pelaksanaannya berupa Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 sampai sekarang sudah diberlakukan tidak kurang dari 22 tahun. Namun demikian tertib arsip organisasi belum sepenuhnya terwujud. Tidak sedikit organisasi yang masih memiliki bahkan terus melahirkan arsip tidak tertata atau tidak teratur.

Arsip tidak teratur adalah arsip yang informasinya sulit ditemukan kembali pada saat diperlukan baik untuk bahan pengambilan keputusan manajemen, bahan bukti, maupun dalam rangka tindakan penyusutan. Arsip tidak teratur adalah arsip yang fisiknya tidak tertata dengan baik, informasinya tidak didaftar sehingga tidak memiliki sarana temu balik, tidak jelas kategori arsipnya apakah arsip aktif, inaktif atau statis, dan tidak jelas siapa penciptanya karena bercampur antara arsip milik unit pengolah yang satu dengan unit pengolah yang lain.

Arsip tidak teratur umumnya diletakan di gudang sehingga bercampur dengan barang – barang yang bukan arsip seperti koran, majalah, buku, dan barang-barang bekas perabotan kantor lainnya. Dan tidak menutup kemungkinan, arsip tidak teratur juga berada di setiap unit kerja/unit pengolah, baik tersentral disatu tempat maupun tersebar disarana-sarana yang digunakan untuk menyimpan arsip tersebut.

MENGAPA TERCIPTA ARSIP TIDAK TERATUR

Menurut Joko Utomo dalam makalahnya Pemikiran mengenai Penanganan Arsip Inaktif, ANRI, Jakarta : tanpa tahun, ada tiga macam kategori arsip inaktif yang kacau (tidak teratur) yaitu :

1. Arsip yang kacau, dimana terjadi pencampuradukan antara arsip dengan non arsip, masalah yang satu dengan masalah yang lain, tahun yang satu dengan tahun yang lain.
2. Arsip dengan susunan kronologis, dimana batas tahun yang satu dengan tahun yang lain jelas tetapi, masalah yang satu dengan masalah yang lain masih bercampur aduk, demikian juga antara arsip dengan non arsip.
3. Arsip dengan susunan klasifikasi (Kaulbacht), dimana masalah-masalah yang ada didalamnya masih kelihatan jelas, tetapi masih terdapat bahan-bahan non arsip.

Keberadaan arsip tidak teratur adalah suatu kasus yang disebabkan oleh beberapa faktor antara lain :

1. Ketidaktahuan para unsur pimpinan maupun para staf dalam lembaga yang bersangkutan akan arti pentingnya arsip sehingga tidak melakukan pengelolaan arsip sebagaimana mestinya,
2. Kurangnya perhatian/ketidakpedulian dan sikap meremehkan akan arti pentingnya arsip bagi lembaga yang bersangkutan maupun bagi pihak lain diluar pencipta arsip. Akibat dari ketidakpedulian tersebut maka tidak ada upaya untuk menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk penyelenggaraan kearsipan seperti sarana/peralatan kearsipan, tenaga kearsipan, ruang penyimpanan, dan anggaran pengelolaan.

Selain ketidaktahuan dan kurangnya perhatian, beberapa hal yang menyebabkan terciptanya arsip tidak teratur antara lain :

1. Organisasi belum memiliki sistem, prosedur dan program kearsipan yang jelas.
2. Organisasi sudah mempunyai sistem, prosedur dan program yang jelas tetapi belum dilaksanakan.
3. Organisasi sudah mempunyai sistem tetapi sistem yang ada kurang sesuai dengan sistem kearsipan yang ada di organisasi tersebut.
4. Keterbatasan kemampuan organisasi dalam menyediakan sumber daya kearsipan.
5. Kurangnya kebersamaan dalam pelaksanaan pengelolaan kearsipan

Dari berbagai faktor di atas, komitmen atau kebersamaan dalam pelaksanaan merupakan faktor yang harus mendapatkan perhatian karena tanpa adanya kebersamaan dari semua pegawai dalam organisasi maka pengelolaan kearsipan yang benar dan baik sulit diwujudkan.

ANCAMAN HUKUMAN ARSIP TIDAK TERATUR

Berdasarkan Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 tahun 2009 pasal 40, setiap pencipta arsip wajib mengelola arsip dinamis yang dimiliki dan wajib menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang dikelolanya. Apabila pencipta tidak mengelola arsip dengan baik akan dikenakan sanksi administratif sebagaimana diatur pada pasal 80 yaitu berupa teguran tertulis, dan apabila selama 6 (enam) bulan tidak melakukan perubahan perbaikan, pejabat, pimpinan instansi dan /atau pelaksana dikenai sanksi administratif berupa penurunan pangkat pada pangkat yang setingkat lebih rendah untuk paling lama 1 (satu) tahun. Apabila selama 6 (enam) bulan berikutnya tidak melakukan perbaikan, pejabat, pimpinan instansi dan/atau pelaksana dikenaai sanksi administratif berupa pembebasan dari jabatan.

Selain ancaman sanksi administratif, pencipta yang tidak mengelola arsipnya dengan baik sehingga tercipta arsip tidak teratur maka dapat saja dikenai ancaman pidana sebagaima diatur pada pasal 83, dan 84 karena dimungkinkan dalam arsip yang tidak teratur terdapat arsip terjaga, dan pasal 86 karena membiarkan arsip tidak terkelola, tetap kacau, tidak terawat sama artinya membiarkan arsip tersebut musnah dengan sendirinya. Isi beberapa pasal tersebut sebagai berikut :

1. Pasal 83 “Setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip negara yang terjaga untuk kepentingan negara ….. dipidana dengan pidana penjara paling lama 1 (satu) tahun atau denda paling banayak Rp. 25.000.000,00 (dua puluh lima juta rupiah)”
2. Pasal 84 “ Pejabat yang dengan sengaja tidak melaksanakan pemberkasan dan pelaporan ….. dipidana dengana pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp. 500.000.000,00 (lima ratus juta)”
3. Pasal 86 “ Setiap orang yang dengan sengaja memusnahkan arsip diluar prosedur yang benar ….. dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak RP. 500.000.000,00 (limaratus juta rupiah)”

Oleh karena itu tidak ada alasan bagi pimpinan organisasi untuk terus menerus membiarkan arsip tertumpuk dilorong-lorong, berserakan digudang bercampur dengan barang-barang non arsip, maupun teronggok di unit-unit kerja/unit pengolah, atas almari, dibawah dan kanan kiri meja kerja, dan disudut-sudut ruangan. Selain pimpinan organisasi akan terancam hukuman, organisasi juga akan dirugikan karena apabila arsip – arsip tersebut tidak segera diambil tindakan akan mengakibatkan arsip menjadi rusak karena lembab atau kotoran, dimakan rayap dan biota lainnya. Bahkan bisa hilang atau disalahgunakan oleh pihak lain yang tidak bertanggungjawab.

UPAYA PENYELAMATAN ARSIP TIDAK TERATUR

Butuh waktu yang lama untuk mengolah arsip tidak teratur menjadi arsip yang tertata sehingga mudaah ditemukan sewaktu-waktu diperlukan dan terjamin keamanan dan keselamatannya. Selain pekerjaan tersebut tidak menarik, pekerjaan rendah, malas karena seperti mengolah sampah, juga keterbatasan tenaga, tempat, peralatan, dan anggaran. Padahal tanpa ada dukungan sumber daya kearsipan dan kebersamaan dalam pelaksanaan, pengolahan arsip tidak mungkin dapat dijalankan.

Kebersamaan dalam pelaksanan pekerjaan pengolahan arsip suatu keharusan karena yang dapat mengolah arsip adalah unit yang menciptakan atau unit pengolah. Sebab yang dapat merangkai kembali lembaran-lembaran lepas untuk menjadi berkas yang lengkap dan informasi yang utuh hanya unit yang melaksanakan kegiatan. Sehingga tidak mungkin pengolahan arsip diserahkan sepenuhnya kepada unit kearsipan.

Oleh karena itu untuk penyelamatan arsip tidak ratur upaya yang harus dilakukan antara lain; penyamaan persepsi seluruh anggota organisasi, membangun kebersamaan/komitmen dalam pelaksanaan pekerjaan, motivasi dalam pelaksanaan pekerjaan, dan evaluasi dalam pertanggungjawaban pekerjaan.

PENUTUP

Membiarkan arsip dalam kondisi tidak teratur, tanpa pemeliharaan, tanpa perlindungan sama artinya membiarkan arsip rusak, musnah atau hilang secara perlahan. Hal ini seharusnya tidak dilakukan karena bertentangan dengan peraturan sebab akan merugikan banyak pihak baik bagi organisasi sendiri maupun masyarakat, bangsa dan negara.

Maka sudah semestinyta pimpinan organisasi mengambil langkah-langkah yang riil dan strategis, bukan sekedar untuk menghindar dari ancamam hukuman tetapi lebih karena kebutuhan. Bahwa mengolah arsip merupakan kebutuhan agar arsip mudah ditemukan pada saat diperlukan, keberadaan organisasi, aset organisasi, dan bukti sejarah organisasi juga tersemalatkan dan terlestarikan sebagai bagian dari memori kolektif bangsa. r