CARA SEDERHANA MEMBUKTIKAN KEASLIAN ARSIP

Oleh Rusidi, S.IP, M.M.

Arsip itu hasil samping dari kegiatan administrasi organisasi atau bukti administrasi. Sehingga apapun isi informasinya dan bentuk fisiknya, arsip pasti mencerminkan ketentuan administrasi yang berlaku pada saat itu. Ketika arsip tidak sesuai dengan ketentuan administrasi yang berlaku pada saat arsip tersebut tercipta, maka patut dipertanyakan asal usulnya.

Sebagai contoh kasus: Sebuah organisasi sebut saja namanya DINAS RAMLARAT, memiliki fungsi Pembinaan Keluarga Kaya. Salah satu kegiatan yang dilakukan adalah melaksanakan Pelatihan Mengelola Kekayaandengan ketentuan administrasi dalam pelaksanaan kegiatan tersebut salah satunya adalah setelah selesai mengikuti pelatihan, peserta diberi sertifikat. Ketentuan pembuatan naskah dinas yang berupa sertifikat berdasarkan peraturan yang perlaku dalam organisasi tersebut sebagai berikut:

1. Kertas
   • Menggunakan kertas berkop dinas
   • Ukuran kertas kwarto, 80 gram
   • Jenis kertas karton
   • Warna tulisan hitam
2. Huruf
   • Jenis huruf Times New Roman
   • Ukuran 12
3. Stempel/cap
   • Menggunakan stempel dinas
   • Warna tinta biru
4. Tanda tangan
   • Ditandatangani oleh kepala dinas
   • Tanda tangan dengan menggunakan bolpoint warna tinta biru
   • Diparaf oleh kepala bidang (eselon 3/pimpinan pelaksana kegiatan) dengan warna tinta hitam
5. Spasi dan jarak
   • Spasi 2 cm
   • Jarak tepi kanan 3 cm, tepi kiri 2 cm, atas 2 cm, dan bawah 2 cm
6. Penomoran dan tanggal naskah
   • Susunan nomor terdiri dari: nomor urut/bulan/tahun
   • Nomor ditulis pada kepala surat sebelah kiri atas di atas lampiran, contoh penulisan: 30/IV/2017
   • Tanggal naskah sesuai tanggal ketika pencatatan/regritasi
   • Penulisan tanggal: tanggal (angka romawi)/bulan (ditulis lengkap)/tahun (angka)
   • Tanggal ditulis diatas tulisan jabatan penandatangan setelah nama tempat, contoh: yogyakarta, 4 mei 2025

Dari ketentuan administrasi tersebut maka Arsip Sertifikat Pelatihan Mengelola Kekayaan dianggap asli apabila bentuk dan isi informasinya sesuai beberapa ketentuan dimaksud.

Apabila isi informasinya dan atau bentuknya tidak sesuai maka cara pembuktian yang sederhana dengan menyandingkan sertifikat asli dengan ketentuan administrasi mengenai pembuatan sertifikat, misalnya pada ketentuan administrasi disebutkan yang menandatangani sertifikat adalah Kepala Dinas tetapi pada sertifikat yang bertanda tangan Kepala Bidang, atau terkait penomoran. Pada ketentuan administrasi disebutkan susunan nomor sertifikat terdiri dari nomur urut/bulan pelaksanaan/tahun pelaksanaan, tetapi pada sertifikat tertulis: kode klasifikasi/nomor urut/bulan pelaksanaan/tahun pelaksanaan, maka patut diduga ijazah tersebut tidak asli karena tidak sesuai dengan ketentuan administrasi.

Tingkat kesalahan dalam pembuatan arsip sangat kecil karena arsip sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, terlebih dahulu sudah teliti/diverifikasi oleh pimpinan unit pelaksana kegiatan dan diparaf sebagai bentuk pertanggungjawaban verifikator. Bahkan bukan hanya pimpinan pelaksana kegiatan (pimpinan unit pengolah) tetapi juga pimpinan unit kearsipan sebagai penanggungjawab penyelenggaraan kearsipan dinas.

Apabila masing-masing pimpinan bertanggungjawab dan menjalankan fungsinya dengan baik maka kecil kemungkinan terjadi kesalahan dalam pembuatan naskah/arsip apalagi terhadap arsip yang memiliki nilai strategis

Namun demikian apabila kasus seperti di atas terjadi dan sudah disandingkan tetapi tetap belum terselesaikan masalahnya, maka dapat ditelusuri melalui arsip yang terkait atau yang serangkaian dengan arsip sertifikat tersebut karena arsip sertifikat pelatihan tidak lahir sendirian secara tiba-tiba tetapi melalui tahapan yang panjang dan disetiap tahapan tercipta arsip seperti:

1. Pelatihan dilaksanakan selama 4 hari, arsip yang tercipta berupa jadwal pelatihan berikut narasumber/pengajarnya
2. Peserta pelatihan agar mengumpulkan data diri, arsip yang tercipta berupa data diri peserta pelatihan
3. Ketika pelatihan berlangsung agar dibuat daftar hadir, arsip yang tercipta berupa absensi kehadiran/data peserta
4. Peserta pelatihan wajib mengikuti post tes, arsip yang tercipta beserta daftar rekap nilai hasil tes/ujian
5. Peserta yang lulus nilai minimal 65, arsip yang tercipta berupa daftar peserta yang lulus dan nilai masing-masing peserta
6. Peserta yang lulus diberikan sertifikat, arsip yang tercipta seperti daftar penerimaan sertifikat
7. Dan lain-lain

Apabila melalui arsip terkait tetap belum selesai maka dapat ditelusur melalui pembuat arsip yaitu siapa saja yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan pelatihan bahkan berpagai pihak untuk menjadi saksi guna memberikan informasi. Dan apabila tetap belum selesai maka keaslian arsip dapat ditelusuri melalui penelitian atau digital forensik.

Dengan demikian untuk membukti keaslian arsip sangat mudah karena arsip tercipta sebagai akibat dilaksanakannya ketentuan administrasi. Apabila bentuk/media arsip maupun isi informasi tidak sesuai dengan peraturan administrasi yang berlaku pada saat arsip tersebut tercipta maka patut diduga/dapat dipastikan arsip tersebut tidak asli. Dan sebaliknya, untuk memalsukan arsip jauh lebih sulit karena arsip tidak lahir sendiri. Maksudnya arsip lahir tidak tiba-tiba melainkan melalui proses atau tahapan.

Lahirnya arsip sertifikat pelatihan tidak dapat terlepas dari proses penyelenggaraan. Arsip sertifikat lahir karena ada daftar hadir pelatihan, ada arsip pendaftran sebagai peserta, ada daftar kelulusan pelatihan, ada foto-foto kegiatan, dan lain sebagainya. Sehingga untuk memalsukan arsip sertifikat saja tidak cukup kalau tidak memalsukan arsip terkait lainnya seperti daftar hadir, daftar kelulusan pelatihan, daftar sertifikat, dan lain sebagainya.

 Dengan demikian keaslian arsip mudah dibuktikan. Pemalsuan arsip sulit dilakukan dan pasti akan ketahuan karena arsip tidak tercipta sendirian dan sangat sulit memalsukan keseluruhan karena terlalu banyak yang harus dilibatkan dan dikurbankan.