(Catatan Kecil Tim Penilai Arsip Usul Musnah)
Oleh Rusidi, S.IP, M.M.
Selama status arsip masih dinamis maka nilai kegunaan arsip masih berubah-berubah dan ketika masa simpan dinamisnya sudah habis maka arsip harus dinilai untuk menentukan nasib akhir yang sesungguhnya. Karena kata musnah atau permanen yang tercantum dalam kolom Jadwal Retensi Arsip (JRA) hanya merupakan keterangan bahwa arsip tersebut musnah atau permanen, bukan alat untuk memvonis. Karena JRA hanya sarana untuk memberikan batasan umur simpan arsip bukan alat untuk memusnahkan atau mempermanenkan arsip. Mengapa demikian? Karena arsip dinamis yang sudah habis masih simpan dan berketerangan musnah belum tentu boleh dimusnahkan dengan beberapa pertimbangan, salah sataunya karena urusannya belum selesai sehingga masih digunakan untuk oprasional kegiatan atau penyelesaian urusan. Dan inilah salah satu keunikan informasi yang terkandung dalam arsip. Nilai kegunaannya masih berubah kendati sudah ditentukan batasan usia simpannya.
Oleh karena itu wajib hukumnya, dilakukan penilaian sebelum dilakukan ekskusi pemusnahan terhadap suatu arsip. Penilaian wajib dilakukan untuk memastikan apakah arsip yang bersangkutan betul-betul sudah tidak digunakan lagi untuk lembaga maupun untuk pihak lain diluar lembaga. Bukan hal yang mudah untuk menentukan suatu arsip sudah boleh musnah atau belum.
Berdasarkan pengalaman penulis tahun 2024, ketika menjadi tim penilai arsip usul musnah di Dinas Keuangan, yang akan memusnahkan arsip berkas tembusan (Surat Pertanggungjawaban) SPJ (Surat Pertanggungjawaban) tahun 2018 yang diterima dari perangkat-perangkat daerah. Dalam rangka mendapatkan hasil penilaian yang tepat dan akurat, terhindar dari salah nilai/salah musnah yang akan mengakibatkan kerugian khususnya bagi pencipta/pemilik arsip maupun pengguna lainnya, ada 3 (tiga) hal yang harus diperhatikan yaitu: daftar arsip, jadwal retensi arsip dan fungsi dan nilai guna arsip
Pertama, Daftar Arsip.Daftar arsip keuangan yang diusulkan musnah harus jelas informasinya, minimal meliputi; uraian atau isi/masalah arsip yang diusulkan musnah harus jelas, tahun arsip, jumlah harus sesuai dengan kondisi arsip yang sebenarnya yaitu jilid, bendel, berkas, atau lembar, dan tingkat perkembangan harus seuai dengan arsipnya yaitu asli, tembusan, atau salinan, dan lain-lain. Kelengkapan dan kebenaran informasi yang tercantum dalam daftar arsip sangat penting karena menjadi dasar penentuan suatu arsip boleh musnah atau tidak. Arsip yang sama baik isi infomasinya, tahunnya, maupun jumlahnya, tetapi tingkat perkembangannya berbeda yaitu asli dan tembusan, ketika dinilai hasilnya pasti berbeda. Sehingga kalau sampai salah dalam mencantumkan tingkat perkembangan, yang semesti asli tetapi ditulis tembusan maka arsip yang semestinya permanen menjadi dimusnahkan. Maka sekali lagi, harus hati-hati dan teliti dalam mendeskripsikan arsip.
Kedua, Jadwal Retensi Arsip. Jadwal retensi arsip yang dimiliki oleh lembaga seperti pemerintah daerah misalnya, biasanya masih general, masih bersifat umum dan berlaku sama untuk semua lembaga. Arsip yang sama akan dikenakan retensi yang sama dimanapun arsip itu berada. Apakah memang demikian dalam memberlakukan JRA?
Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip, retensi arsip berkas laporan pertanggungjawaban penggunaan anggaran atau SPJ keuangan yaitu; aktif 2 (dua) tahun setelah ditetapkan peraturan penghitugan anggaran, dan inaktif 5 tahun, serta keterangan musnah. Dengan pernyataan retensi seperti ini maka dapat dipahami bahwa umur simpan arsip berkas laporan pertanggungjawaban penggunaan anggaran atau SPJ keuangan adalah 8 tahun dan selanjutnya dapat dimusnahkan.
Apakah arsiptentang berkas tembusan laporan pertanggungjawaban penggunaan anggaran atau SPJ keuangan yang diterima oleh Dinas Keuangan dari perangkat-perangkat daerah juga harus disimpan selama 8 tahun seperti arsip yang disimpan di perangkat daerah pengirim?
Ketiga, Fungsi dan Nilai Guna Arsip.Pencipta arsip atau pemilik arsip yaitu unit pengolah, merupakan unit yang paling tahu mengenai seluk beluk dan fungsi arsip yang dimilikinya. Mengapa arsip tersebut tercipta, untuk apa kegunaannya, setelah kegunaanya bagi pemilik berakhir apakah arsip tersebut juga boleh digunakan untuk pihak lain, apa resikonya ketika arsip tersebut dimusnahkan, apabila arsip tersebut telah dimusnahkan kemudian tiba-tiba diperlukan kembali bagaimana solusinya, dan lain sebagainya.
Oleh karena itu, dalam melakukan penilaian arsip usul musnah, peran unit pengolah/pemilik sangat besar. Tanpa penjelasan dari unit pengolah terhadap seluk beluk arsip yang akan dimusnahkan, maka dapat dipastikan hasil penilaian arsip tidak akan tepat dan akurat bahkan akan membahayakan. Oleh karena itulah, dalam pembentukan tim penilai arsip harus ada unsur dari unit pengolah.
Terkait keberadaan arsip berkas tembusan laporan pertanggungjawaban penggunaan anggaran atau SPJ keuangan yang diterima oleh Dinas Keuangan dari perangkat-perangkat daerah, Tim Penilai dari pemilik arsip memberikan penjelasan sebagai berikut; setiap perangkat daerah pengguna anggaran untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan tugas fungsi organisasi, berkewajiban mengirim tembusan SPJ ke Dinas Keuangan karena salah satun fungsi Dinas Keuangan adalah memantau penggunaan anggaran dan menyusun laporan keuangan. Kemudian oleh Kepala Dinas Keuangan, berkas SPJ tersebut didisposisi ke Bidang Akuntasi sebagai Bidang yang memiliki fungsi menindaklanjut tembusan SPJ sebagai bahan pendampingan dan bahan penyusunan laporan keuangan. Pengolahan SPJ dan penyusunan laporan dilakukan pada tahun yang sama berkas SPJ diterima dan biasanya penyusunan laporan selesai dan disahkan pada tahun berikutnya. Misalnya tembusan SPJ tahun 2018 yang diterima di tahun 2018 akan ditindalanjuti ditahun 2018 dan laporan keuangan akan selesai dan disahkan tahun 2019.
Dengan demikian dapat dipahami bersama bahwa sesuai dengan fungsinya, Dinas Keuangan dalam hal ini Bidang Akutansi, menerima tembusan SPJuntuk diolah sebagai bahan penyusunan laporan keuangan. Maka ketika laporan keuangan sudah disahkan maka kegunaan arsip berkas tembusan SPJ dari perangkat-perangkat daerah kegunaannya sudah berakhir, dengan kata lain tidak lagi digunakan sebagai bahan oprasional Dinas Keuangan.
Maka dalam kasus ini masa simpan aktif arsip berkas tembusan SPJ di Dinas keuangan tepatnya di Bidang akutansi yaitu; aktifnya 1 (satu) tahun setelah ditetapkannya laporan keuangan, dengan penjelasan sebagai berikut; pada tahun 2018 arsip diterima, dan ditindaklanjuti sampai disahkannya laporan keuangan pada tahun 2019. Dan pada tahun 2020 arsip masih berstatus sebagai arsip aktif karena berpotensi masih sering dibutuhkan pasca dikeluarkanya laporan keuangan. Dan pada tahun 2021 arsip memasuki masa inaktif yaitu masa tunggu/masa penjagaan yang pada umumnya arsip dibutuhkan sebagai bahan referensi untuk penyusunan kegiatan yang sama pada tahun-tahun berikutnya. Dan selanjutnya pada tahun 2022 arsip dapat diusulkan untuk dilakukan pemusnahan. Sehingga umur keseluruhan arsip tembusan berkas SPJ di Dinas Keuangan yang lebih tepatnya bernama arsip “berkas penyusunan laporan keuangan” sesuai dengan fungsi Dinas Keuangan adalah; aktif 1 (satu) tahun setelah ditetapkannya laporan keuangan, inaktif 1 (satu) tahun dan keterangan musnah, atau dengan kata lain 3 (tiga) tahun dari arsip tercipta, boleh diusulkan untuk dimusnahkan.
Pertimbangan lainnya, dari sisi pengawasan dan hukum, arsip tentang tembusan SPJ yang berada di Dinas Keuangan lebih bernilai guna administrasi, ketika arsip tersebut secara administrasi tidak ada permasalahan dan tidak berguna bagi pihak lain maka dapat dimusnahkan. Kemudian dari sisi lembaga kearsipan, kepentingan lembaga kearsipan lebih pada penyelamatan arsip sebagai bukti sejarah. Apakah arsip tersebut memiliki nilaiguna informasional atau kebuktian, atau instrinsik apa tidak. Ketika satu dari ketiga nilai guna tersebut tidak dimiliki, maka arsip tersebut boleh dimusnahkan. Adapun kapan dimusnahkannya, unit pengolah/pemilik arsip yang lebih mengetahui waktu pelaksanaanya.
Penutup Arsip tercipta karena fungsi organisasi. Karena arsip hasil samping dari kegiatan administrasi. Maka arsip dalam bentuk yang sama, berada dalam lembaga yang berbeda, fungsinya akan berbeda maka masa simpannya bisa berbeda dan nasib akhirnya juga akan berbeda. Maka penentu utama/kuncinya berada di unit pengolah/pencipta arsip karena yang melaksanakan kegiatan unit pengolah, maka unit pengolahlah yang lebih tahu kegunaan arsip yang bersangkutan termasuk resiko-resiko yang akan timbul ketika arsip tersebut dimusnahkan. Tidak perlu ada kekhawatiran yang berlebihan karena dalam penentuan arsip musnah ada tim dari unit lain yang juga memberikan kontribusi pemikiran yang akan meminimalisir terjadinya kesalahaan dalam penilaian.
Leave a Reply