ARSIP TERJAGA ARSIP VITALNYA NEGARA

Oleh Rusidi, S.IP, M.M.

Dalam kehidupan seseorang maupun lembaga tidak bisa terlepas dari arsip. Arsip merupakan rekaman informasi kegiatan dalam media rekam apapun baik yang dibuat maupun diterima oleh lembaga maupun perorangan dalam rangka pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Ada empat point dalam definisi tentang arsip tersebut yaitu ;

Pertamarekaman informasi. menurut The Liang Die, informasi atau keterangan adalah rangkaian kata, kalimat, gambar atau tanda tulis lainnya yang mengandung buah pikiran maupun pengetahuan yang dapat digunakan oleh pemimpin dalam membuat keputusan yang tepat berdasarkan fakta^[1]. Arsip disebut juga informasi yang terekam artinya tidak disengaja. Terekam maksudnya bahwa arsip tercipta secara otomatis, alamiah, apa adanya, tanpa rekayasa. Dia adalah by product (hasil samping) kegiatan administrasi. Sehingga informasi yang terekam dalam arsip pasti nyata, terpercaya tidak dapat dibantah karena tercipta seiring/bersamaan dengan terjadinya peristiwa.

Kedua dalam media rekam apapun, artinya arsip dapat berupa kertas maupun non kertas, tekstual maupun non tekstual seperti rekaman suara yang terekam dalam media kaset atau flesdisk, film atau audio visual yang berisi gambar dan suara yang terekam dalam media rekam flesdisk atau media elektronik lainya.

Ketiga yang dibuat maupun diterima maksudnya bahwa yang dimaksud arsip tidak hanya naskah-naskah yang dibuat atau yang dikeluarkan saja tetapi juga naskah-naskah yang diterima atau yang masuk. Memang tidak semua naskah yang diterima ada hubungannya dengan tugas dan fungsi instansi. Namun demikian terlepas dari bobot informasi yang dikandungnya, semua naskah yang diterima oleh organisasi adalah arsip.

Keempatdalam rangka pelaksanaan kehidupan, artinya arsip itu tercipta karena adanya kehidupan seseorang maupun lembaga. Dalam rangka kehidupan mengandung maksud bahwa arsip yang dimiliki oleh organisasi bukan hanya berupa bukti program kerja apa yang telah disusun bagaimana program atau tugas dan fungsi organisasi dijalankan, apa saja keberhasilan atau prestasi yang telah diraih, atau sebaliknya kegagalan atau hambatan apa yang dihadapi ? Apa saja alternatif solusi yang dipilih untuk mengatasi masalah ? Strategi atau kebijakan apa yang dipilih guna mencapai kemajuan dan kesuksesan organisasi, dan lain sebagainya. Akan tetapi termasuk juga bagaimana lembaga itu dibentuk, siapa yang membentuk, apa dasar pembentukannya, mengapa atau apa yang melatar-belakangi pembentukan lembaga tersebut ? Apa tujuan lembaga tersebut dibentuk ? Tanah milik siapa yang ditempati ? dan lain sebagainya, kemudian baru berlanjut pada arah kebijakan, rencana strategis, program kerja, kemudian pelaksanaan tugas dan fungsi atau kegiatan organisasi dan seterusnya.

Sebagaimana dalam kehidupan seseorang, dimulai dari dia lahir di dunia. Maka arsip yang tercipta pertama kali yang menyangkut dirinya adalah akte kelahiran, dan bila perlu dilengkapi dengan arsip latar belakang seperti pernikahan kedua orang tuanya, hasil periksaan kesehatan ibu saat memeriksakan kandungannya. Hal ini tentu akan lebih melengkapi bukti sejarah kehidupan seseorang maupun lembaga sehingga keberadannya di dunia ini menjadi lebih kuat dan kokoh karena didukung dengan bukti fisik yang lengkap dan informasi yang utuh.

Arsip tentang keberadaan yang berupa sejarah pembentukan lembaga maupun keberadaan seseorang, kemudian arsip tentang kepemilikan atau aset lembaga seperti batas tempat/tanah dimana lembaga itu dibentuk, maupun kekayaan seseorang yang berupa benda bergerak maupun tidak bergerak, merupakan arsip yang utama atau sangat penting. Dalam kearsipan, arsip tersebut disebut arsip vital yaitu arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Dan disebut pula arsip aset yaitu informasi mengenai sumber daya ekonomi yang dikuasai dan / atau dimiliki oleh pemerintah sebagai akibat dari peristiwa masa lalu dan dari mana manfaat ekonomi dan/atau sosial di masa depan diharapkan dapat diperoleh, baik oleh pemerintah maupun masyarakat, serta dapat diukur dalam satuan uang, termasuk sumber daya nonkeuangan yang diperlukan untuk penyediaan jasa bagi masyarakat umum dan sumber daya yang dipelihara karena sejarah dan budaya.

Hal ini dapat dipahami karena apabila arsip tersebut sampai hilang, tidak ditangan pemilik, maka lembaga dapat dibubarkan karena tidak dapat menunjukan keberadaanya yang berupa arsip akta pendirian, arsip ijin bangunan, arsip hak milik tanah yang ditempati (sertifikat tanah), maupun arsip kepemilikan aset lainnya. Begitu pula dengan arsip perseorangan. Ketika seseorang tidak memiliki akte kelahiran, maka yang bersangkutan tidak dapat masuk dalam data keluarga (kartu keluarga). Ketika tidak masuk dalam data keluarga sebagai bukti bagian dari anggota keluarga maka yang bersangkutan tidak dapat memperoleh kartu tanda penduduk yang artinya yang bersangkutan tidak diakui sebagai warga negara dan ujungnyaadalah yang bersangkutan akan kehilangan hak-haknya sebagai warga negara. Begitu pula yang terkait dengan aset yang dimiliki oleh seseorang. Ketika seseorang memiliki aset berupa tanah, bangunan tetapi tidak memiliki arsip yang berupa sertifikat, hakekatnya tanah dan bangunan tersebut bukan miliknya. Begitu pula arsip kepemilikan terhadap barang bergerak seperti mobil, kendaraan dan lain sebagainya, seluruhnya harus didukung dengan bukti/arsip.

Begitu pentingnya arsip tentang keberadaan dan kepemilikan baik bagi lembaga/organisasi maupun perorangan karena tidak hanya berdampak pada ancaman pembubaran/pengusiran karena tidak ada pengakuan atas keberadanya, tetapi juga dapat berakibat tidak diakuinya atas aset atau kepemilikannya maka arsip tersebut harus disimpan dan dijaga dengan sebaik-baiknya sehingga sewaktu-waktu dibutuhkan dapat disediakan dengan cepat dan lengkap. Apalagi arsip yang menyangkut keberadaan, keutuhan dan keberlangsungan kehidupan suatu bangsa. Apabila arsip mengenai perbatasan dengan negara lain, kependudukan, dan kedaulatan negara tidak terkelola dengan baik maka negara akan menghadapi masalah yang sangat besar, negara dalam bahaya.

Dengan demikian penulis berpendapat, berdasar kepemilikan dan tingkat resiko yang ditanggung oleh pemilik arsip, arsip vital dapat dibedakan dalam tiga level atau tingkatan yaitu :

1. Arsip vital unit kerja/perorangan yaitu arsip vital yang dimiliki dan berada di pencipta arsip seperti di perusahaan, perguruan tinggi, perangkat daerah, organisasi kemasyarakatan, dan sejenisnya atau setingkat. Misalnya arsip vital tentang pendiria/pembentukan lembaga, arsip tentang data pegawai/karyawan, arsip tentang perijinan, Kerjasama dengan lembaga lain, kepemilikan aset misalnya sertifikat tanah, kepemilikan kendaraan, dan surat-surat berharga, dan lain sebagainya).
2. Arsip vital pemerintah daerah propinsi kab kota yaitu arsip yang terkait dengan keberadaan maupun kepemilikan pemerintah daerah propinsi dan kabupaten kota seperti batas wilayah antar propinsi, antar kabupaten kota, antar kecamatan, antar desa dan yang sejenisnya, arsip tentang perjanjian/kerjasama antar daerah, arsip tentang kekayaan/aset pemerintah daerah, dan lain sebagainya.
3. Arsip vital negara yaitu arsip yang terkait dengan keberadaan, keutuhan, kedaulatan, dan keberlangsungan hidup bangsa dan seperti arsip tentang perbatasan negara, kependudukan, perjanjian atau kerjasama dengan negara lain, dan arsip lainnya yang menyangkut hubungan antar negara yang apabila arsip tersebut tidak tersedia dapat mempengaruhi keberadaan, keutuhan, kedaulatan, bahkan keharmonisan hubungan antar negera.

Dengan demikian arsip vital negara tidak hanya berada dilembaga-lembaga negara saja tetapi bisa berada dimanapun tergantung pada fungsi organisasi dan isi informasi yang terkandung didalamnya. Sebagai salah satu contoh arsip negara yang tercipta di lembaga pemerintah daerah misalnya arsip perjanjian/kerjasama antara pemerintah daerah propinsi dengan pemerintah daerah propinsi negara lain. Arsip tersebut termasuk arsip vital negara karena berupa hubungan antar negara dan ketika terjadi masalah dalam perjanjian tersebut bukan saja menjadi masalah propinsi melainkan juga menjadi masalah negara.

Dalam Undang-undang nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, arsip yang terkait dengan keberadaan, keutuhan, dan keberlangsungan hidup bangsa dan negara disebut arsip terjaga yaitu arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan keberlangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhannya, keamanan, dan keselamatannya.^[2] Adapun jenis dan kategorinya sebagai berikut ^[3] :

1. Arsip Kependudukan, meliputi; Database kependudukan dan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK), Arsip tentang penetapan parameter pengendalian penduduk, Arsip tentang administrasi dan demografi kependudukan di wilayah perbatasan dan kepulauan terdepan, Arsip tentang status kewarganegaraan (Naturalisasi).
2. Arsip Kewilayahan, meliputi; Arsip tentang dasar penetapan wilayah NKRI, Arsip tentang       pengakuan dunia internasional mengenai batas wilayah NKRI, Arsip tentang batas perairan Indonesia, Arsip tentang tata ruang laut nasional dan perairan yuridiksi
3. Arsip Kepulauan, meliputi; Arsip      tentang       potensi        sumber daya alam          yang terkandung dalam suatu pulau, Arsip tentang luas dan besarnya kepulauan, Arsip tentang jumlah pulau-pulau terdepan Indonesia, berikut administrasi kependudukannya, Arsip tentang pulau-pulau yang berbatasan langsung antara wilayah NKRI dengan negara lain
4. Arsip Perbatasan, meliputi; Arsip tentang kawasan perbatasan dari sudut pandang pertahanan dan keamanan yang meliputi 10 kawasan perbatasan, yaitu 3 kawasan perbatasan darat (Malaysia, Timor Leste, dan Papua Nugini) dan 7 kawasan perbatasan laut dan pulau-pulau kecil terluar, Arsip tentang batas wilayah negara yang meliputi batas darat dengan 3 negara (Malaysia, Timor Leste, dan Papua Nugini), batas laut teritorial dengan 4 negara (Malaysia, Papua Nugini, Singapura, dan Timor Leste), serta batas laut yurisdiksi (Zone Economic Exclusive/ZEE dan landasan kontinen) dengan 9 negara, yaitu Malaysia, Thailand, Vietnam, Philipina, India, Republik Palau, Australia, Timor Leste, dan Papua Nugini.
5. Arsip Perjanjian Internasional, meliputi; Arsip tentang proses penyusunan perjanjian internasional dari lembaga pemrakarsa, Arsip tentang proses konsultasi dan koordinasi di Kementerian Luar Negeri, Arsip tentang proses pembuatan perjanjian internasional, mulai draft, counterdraft dan draft final sampai dengan pengajuan permohonan full power dari perjanjian internasional, Arsip tentang pertukaran nota diplomasi, Arsip tentang ratifikasi perjanjian internasional.
6. Arsip Kontrak Karya, meliputi; Arsip tentang perjanjian usaha pertambangan, Arsip tentang perjanjian usaha ketenagalistrikan untuk kepentingan umum, Arsip tentang perjanjian kontrak bagi hasil pengusahaan minyak dan gas bumi, Arsip tentang perjanjian izin usaha pemanfaatan hutan.
7. Arsip Masalah-masalah Pemerintahan yang Strategis, meliputi; Arsip tentang Hasil dan Penetapan Pemilu Presiden, Arsip tentang kebijakan strategis yang dikeluarkan oleh Presiden selaku Kepala Negara dan Kepala Pemerintahan, Arsip tentang kebijakan atau keputusan strategis yang ditetapkan oleh pimpinan lembaga tinggi Negara, Arsip tentang kebijakan pengembangan pertahanan negara, Arsip tentang operasi militer, Arsip tentang intelijen dan pengamanan, Arsip tentang pengembangan sarana alat utama sistem pertahanan (alutsista), Arsip tentang ketersediaan ketahanan dan kerawanan pangan nasional, Arsip tentang HAKI (Hak Atas Kekayaan Intelektual) khususnya hak cipta, Arsip tentang investasi pembangunan infrastruktur nasional, Arsip tentang regulasi atau deregulasi penanaman modal dan investasi.

Apabila melihat jenis arsipnya maupun isi informasinya arsip terjaga sama seperti arsip vital karena keberadaannya menyangkut kelangsungan operasional organisasi, tetapi hanya dibatasi dalam 7 (tujuh) kategori yang secara keseluruhannya menyangkut kepentingan negara. Sehingga menurut penulis arsip terjaga merupakan arsip vital negara karena dari ke 7 (tujuh) urusan atau masalah tersebut mengandung informasi vital bagi lembaga disemua tingkatan. Seperti arsip tentang perjanjian kerjasama antara pemerintah daerah propinsi dengan pemerintah daerah propinsi negara lain. Arsip tersebut merupakan arsip vital bagi pemerintah daerah propinsi sebagai pelaku/pelaksana kerjasama, tetapi juga arsip vital negara karena menyangkut hubungan antar negara.

---

[1] https://salamadian.com/pengertian-informasi/, 05/05/2024, 14.00

[2] Pasal 1 UU no. 43/2009 , ttg Kearsipan)

[3] Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 41 Tahun 2015 Tentang Pengelolaan Arsip Terjaga