MIMPI SEORANG ARSIPARIS
Oleh Rusidi, S.IP, M.M.
Arsip merupakan kebutuhan dalam kehidupan manusia? Ketika seorang ibu akan melahirkan, dia sudah berurusan dengan rumah sakit. Untuk berurusan dengan rumah sakit diperlukan dokumen seperti Kartu Tanda Penduduk, Kartu Keluarga, dan dokumen lainnya. Ketika si anak lahir, dibuatkan Surat Akta Kelahiran. Surat Akta Kelahiran digunakan sebagai dasar untuk memasukkan data si anak ke dalam Kartu Keluarga, dan Kartu Keluarga sebagai dasar si anak untuk mendapatkan Kartu Tanda Penduduk. Kartu Tanda Penduduk merupakan dokumen multi guna. Hampir segala urusan menggunakan Kartu Tanda Penduduk. Mencari SIM, mendaftar kuliah, mencari pekerjaan, bepergian, menggunakan hak pilih, menikah, menginap ditempat lain, mencari paspor, transaksi jual beli, dan lain-lain semua membutuhkan bukti dokumen yang bernama KTP. Sehingga apabila seseorang tidak memiliki KTP dapat dipastikan akan menghadapi banyak masalah dalam hidupnya bahkan yang bersangkutaan tidak akan bisa hidup secara secara layak. Tidak diakui sebagai warga negara, tidak dapat mengurus hak-haknya, tidak mendapat perlindungan, dan lain sebagainya. Dengan kata lain, manusia akan menghadapi masalah yang besar dan tidak bisa hidup sebagaimana layaknya apabila tidak didukung dengan arsip. Bukan sekedar tidak diakui keberadaannya, tetapi juga kepemilikannya dan eksistensinya.
Begitu pentingnya arsip dalam kehidupan manusia maka kepedulian terhadap arsip harus ditanamkan sejak dini dalam diri manusia. Sejak dini manusia harus diajarkan bahwa manusia hidup harus memiliki arsip, menggunakan arsip untuk berbagai keperluan, dan menjaganya karena arsip juga akan menjaga hidupnya baik sebagai individu, maupun makluk sosial.
Apabila setiap warna negara sudah memiliki kesadaran kearsipan yang tinggi, maka pemerintahan yang baik dan bersih melalui tertib arsip, tertib administrasi juga akan terwujud karena mereka akan melakukan hal yang sama ketika mereka berkerja di lembaga – lembaga pemerintahan, perusahaan – perusahaan swasta, maupun dilembaga lainnya. Mereka akan memperlakukan arsip secara baik; menata, menyimpan sehingga mudah ditemukan pada saat diperlukan, memelihara dan menjaga sehingga aman dari kerusakan, penyalahgunaan dan kehilangan. Mereka akan mengambil keputusan dan melaksanakannya berdasarkan arsip/data yang ada sehingga menghasilkan keputusan yang tepat dan akurat.
Berbagai kasus kearsipan yang terjadi di banyak keluarga seperti ijazah hilang, atau rusak, dan di banyak kantor atau perusahaan arsip sulit ditemukan, karena arsipnya tidak tertata, arsip hilang, rusak, terbakar, dll, mencerminkan kurangnya kesadaran dan kepedulian warga negara terhadap arsip. Keberadaan arsip belum dianggap sebagai suatu kebutuhan bagi organisasi.
Salah satu upaya untuk menyadarkan akan arti pentingnya arsip dalam kehidupan manusia maupun organisasi adalah menanamkan kepedulian arsip sejak dini yaitu melalui program “Arsip Masuk Sekolah” dengan sasarannya para remaja/siswa khususnya SMA atau SMK dan yang sederajat. Melalui program ini diharapkan tertib arsip dikeluarga dan di berbagai lembaga baik pemerintah maupun swasta dapat terwujud karena mereka calon-calon pemimpin dan pelaksana pemerintahan dan pembangunan di negeri ini
Apa Maksud dan Tujuan Program Arsip Masuk Sekolah?
Maksud dilaksanakan program kegiatan Arsip Masuk Sekolah (AMS) adalah untuk memberikan pemahaman dan kesadaran kepada siswa SMA/SMK dan yang sederajat akan arti penting arsip dalam kehidupan manusia. Sedangkan tujuan kegiatan ini adalah siswa yang notabene sebagai calon-calon pemimpin dan pelaksana pemerintahan dan pembangunan menjadi pribadi yang peduli terhadap arsip dan kelak diharapkan akan menerapkannya dalam kehidupan pribadinya, keluarga, tempat kerja, komunitasnya, dan dimana saja.
Apa Bentuk Kegiatan Arsip Masuk Sekolah ?
Kegiatan penanaman kepedulian arsip sejak dini melalui program Arsip Masuk Sekolah dapat dilaksanakan melalui 3 (tiga) tahapan kegiatan. Adapun bentuk kegiatannya sebagai berikut:
- Sosialisasi Kearsipan
Sosialisasi kearsipan dimaksudkan untuk memberikan informasi/pengetahuan awal kepada siswa. Materi sosialisasi dapat berupa; pengertian arsip, lembaga kearsipan, dan pengelolaan arsip. Untuk keberhasilan kegiatan sosialisasi dilaksanakan bersama antara lembaga kearsipan, dan dinas pendidikan.
- Wisata Arsip (Sowan Arsip)
Kegiatan “Sowan Arsip” merupakan kelanjutan kegiatan sosialisasi yang telah dilaksanakan sebelumnya. Kegiatan sowan arsip bertujuan untuk mengenalkan secara langsung seluk beluk kearsipan, terkait apa yang sudah diberikan pada saat sosialisi. Sowan Arsip dapat dilakukan dilembaga kearsipan maupun di instansi lain dipandu oleh tim sosialisasi dan pihak sekolah. Apabila memungkinkan Sowan Arsip juga dapat difasilitasi oleh lembaga kearsipan. Siswa yang telah diberi sosialisasi dijemput untuk berkunjung ke lembaga kearsipan dikenalkan gedung arsip dan khazanah arsip yang ada di lembaga kearsipan.
- Lomba Cerita Arsip (LCA)
Lomba Cerita Arsip dimaksudkan untuk menjadikan siswa cinta arsip setelah di tahap awal dikenalkan, tahap ke dua didekatkan, dan ditahap ketiga siswa diminta untuk menggunakan arsip. Lomba juga dimaksudnya agar siswa mengetahui kegunaan arsip dan tata cara menggunakan arsip. Selain itu, LCA juga bertujuan untuk meningkatkan jumlah penggunan arsip di lembaga kearsipan. Kegiatan ini diawali dengan membuat brosur lomba/mengirim surat ke sekolah-sekolah yang telah diberi sosialisasi, untuk mengirimkan peserta lomba LCA. Siswa diminta menceritakan kembali tema arsip yang telah dibaca (tema tertentu). Dan pemenang lomba diberi hadiah dan diserahkan pada acara tertentu.
- Melaksanakan kegiatan lanjutan
Program arsip masuk sekolah jangan sampai berhenti. Kegiatan yang dapat dilakukan berikutnya adalah melaksanakan kegiatan lanjutan yaitu “Serba Arsip”. Kegiatan “Serba Arsip” maksudnya adalah kegiatan yang serba menggunakan/bersumber dari arsip, misalnya mengangkat arsip tentang; Tari karya Bagong Kusudiharjo. Kegiatan yang bisa dilaksanakan antara lain; lomba tari karya Bagong Kusudiharjo antar sekolah, menulis artikel tentang Bagong Kusudiharjo, Latihan gratis menari khusus tari karya Bagong Kusudiharjo, Workshop tentang Tari Bagong Kusudiharjo, dan lain – lain. Tujuan dari kegiatan ini adalah optimalisasi penggunaan arsip, edukasi kearsipan bagi generasi muda, memberikan penghargaan bagi para seniman khususnya Bagong Kusudiharjo.
Siapa Yang Melaksanaan Program ?
Program dilaksanakan oleh lembaga kearsipan, dan tidak hanya dilaksanakan oleh satu bidang atau unit pengolah saja tetapi oleh unit-unit pengolah yang terkait sesuai dengan fungsinya masing-masing.
1. Sosialisasi Kearsipan sesuai dengan tugas dan fungsinya, maka kegiatan Sosialisasi Kearsipan di sekolah dengan sasaran para siswa, dilaksanakan oleh Bidang yang memilki fungsi pembinaan kearsipan.
2 Sowan Arsip sesuai dengan tugas dan fungsinya, maka kegiatan Sowan Arsip bagi siswa, dilaksanakan oleh bidang yang memilki fungsi layanan kearsipan.
3 Lomba Cerita Arsip dan lomba lainnya. Sesuai dengan tugas dan fungsinya, maka kegiatan Lomba Cerita Arsip bagi siswa, dilaksanakan oleh bidang yang memiliki fungsi layanan Arsip.
Apa Manfaat dari Program Arsip Masuk Sekolah?
Program arsip masuk sekolah memiliki banyak manfaat antara lain:
- Dengan sosialissi kearsipan siswa akan mengerti, memahami arti pentingnya arsip sehingga tumbuh rasa peduli, sehingga akan hati-hati dengan arsip, terlebih diera keterbukan informasi dan kemajuan teknologi informasi yang begitu pesat.
- Siswa yang notabene calon-calon pemimpin, pelaksana pemerintahan dan pembangunan, apabila suatu saat yang bersangkutan menjadi pegawai pemerintah atau karyawan perusahaan, akan menjadi pemimpin, pegawai, karyawan yang kantor/perusahaanya tertib arsip, dan tertib administrasi.
- Dengan program arsip masuk sekolah, maka keberadaan lembaga kearsipan tidak hanya dikenal oleh lingkungan pegawai tetapi juga masyarakat/siswa yang pada akhirnya akan dapat meningkatkan penggunaan khazanah arsip yang ada di lembaga kearsipan.
Penutup
Sekolah tempat calon-calon pemimpin, pelaksana pemerintahan dan pembangunan. Melalui program Arsip Masuk Sekolah diharapkan para siswa mengenal dan mencintai arsip sejak dini, dan selanjutnya mengimplementasikan dalam kehidupannya, keluarga, dan tempat kerja. Selesai
Leave a Reply